search-bar

Innowacje

5 kroków do idealnego biura

Biuro to sceneria dla rozwoju biznesu. Niektórzy wolą rozwijać swój biznes w zamkniętych biurach utrzymanych w stylu klasycznym, a inni w otwartej przestrzeni open space, gdzie pracownicy przemieszczają się swobodnie i planują pracę zespołu przy kanbanowej tablicy. Niezależnie od wybranej opcji zawsze można mieć więcej i w tym tekście podpowiadamy jak to zrobić.

Wiemy już, że biuro to dużo więcej niż miejsce, gdzie ludzie mogą posiedzieć, aby popracować. Ale jak to zrobić, aby spełnić wszystkie nowe wymagania w jednej przestrzeni biurowej? Niezależnie od specyficznych problemów, komunikacyjnych czy zespołowych, nasze raporty sugerują wdrożenie poniższego pięciostopniowego procesu.

Jeśli wasza umowa najmu wkrótce ma się skończyć, prawdopodobnie nie wykorzystujecie wszystkich dostępnych opcji. Zastanów się, kiedy zapadły decyzje podejmowane w związku z Twoim biurem. Czy nie było to czasem przed wypuszczeniem na rynek pierwszego iPhone’a? To była inna epoka! Od tego czasu świat i praca zasadniczo się zmieniły. (Zobacz 7 trendów, które zmieniają twoje biuro).

Jak?

  • Po pierwsze: zmieniła się sama definicja designu.
  • Po drugie: technologie przewartościowały sposób, w jaki pracujemy i komunikujemy się ze sobą nawzajem.
  • Po trzecie i najważniejsze: oprócz bycia po prostu miejscem wykonywania obowiązków biura stały się kuźniami rozwoju talentów, które najpierw trzeba do siebie przyciągnąć, a później zatrzymać.

Firmy coraz częściej inwestują w przygotowania do tego „wyścigu zbrojeń”. Zatrzymanie talentów i lepsza współpraca zespołów to wartości, które nie mają ceny.

Potwierdza to raport “Designing the Workplace Experience”, opracowana przez CBRE trzyczęściowa seria zatytułowana Better Business Performance Through Better Workplace Performance.

Zobacz więcej 

 

Przyciąganie i zatrzymanie talentów oraz lepsza współpraca w zespole są wyżej notowane niż oszczędność!

share share share

Po pierwsze: poznać dobrze ludzi i ich potrzeby

„Skoro coraz więcej organizacji zaczyna śledzić takie wskaźniki jak zaangażowanie, sieci społeczne i szczęście pracowników” ‒ czytamy w raporcie CBRE ‒ „przedstawiciele branży nieruchomości są proszeni o rozwijanie rozwiązań, które mogą polepszyć kulturę organizacyjną, komunikację między członkami zespołu, dobrostan czy elastyczność w biurach.”

Przy okazji nie wpadajmy w pułapkę myślenia, że takie rozwiązania dotyczą tylko pokolenia millennialsów. Raporty CBRE cytują wiele źródeł, w tym wewnętrzne badania, z których wynika, że preferencje poszczególnych generacji różnią się minimalnie. Dlatego, niezależnie od wieku, wszyscy musimy sprostać podobnym, wzrastającym wymaganiom.

Tak naprawdę wszyscy oczekujemy podobnych standardów. U każdego z nas może wystąpić spadek wydajności, zdolności do koncentracji ‒ Dominika Kowalska, Associate Director, Workplace Consultancy, CBRE. – Efektywnie zaprojektowane miejsce, dopasowane do potrzeb organizacji, służy wszystkim, niezależnie od wieku. Np. trend zielonego biura pozwala wszystkim pracownikom wyciszyć i oderwać się na chwilę od monitora, a w rezultacie obniżyć poziom stresu i podwyższyć koncentrację.

Po drugie: zobaczyć swoje biuro szerzej niż w kontekście samodzielnej pracy

Wraz z rozwojem technologii, kiedy rośnie nasza możliwość pracowania z dowolnego miejsca, wiele organizacji przyzwyczaja się do myśli, że biuro to tylko jedno z możliwych miejsc do efektywnej pracy. W dalszym ciągu to jednak główna siedziba firmy. Jeśli dobrze do tego problemu podejdziemy, biuro może być centrum relacji i współpracy.

Dominika Kowalska z CBRE ‒ Trend pracy z domu paradoksalnie pokazał, jak bardzo pracownicy potrzebują biura. Ludzie to istoty społeczne, które lepiej funkcjonują, kiedy mogą kontaktować się z innymi, dzielić informacjami i doświadczeniem. Powstało bardzo dużo przestrzeni coworkingowych, których celem jest wypełnienie tej potrzeby.

Nawet jeśli pracownicy mają wybór, gdzie będą pracować, chętniej wybiorą biuro, jeśli będzie ono najbardziej efektywnym miejscem do kontaktu z innymi oraz do zrobienia tego, co ma być zrobione. ‒ W samotności nie stworzą tego, do czego są zdolni, będąc otoczeni przez innych ludzi ‒ podsumowuje Dominika Kowalska.

Jeśli dobrze do tego podejdziemy, biuro w dalszym ciągu może być centrum relacji i współpracy.

share share share

Po trzecie: odpowiadać na potrzeby funkcjonalne pracowników

To może wydawać się oczywiste, ale czasem umyka z pola widzenia. ”Biuro musi spełnić podstawowe potrzeby funkcjonalne pracowników, zanim potrzeby wyższego rzędu będą mogły być zaspokojone” ‒ tłumaczy raport CBRE. “Wiele firm z entuzjazmem rzuca się do wdrażania jednej otwartej przestrzeni dla wszystkich pracowników, w celu usprawnienia komunikacji, zapominając o potrzebie skupienia.” Bardzo często taka przestrzeń nie nadaje się ani do jednego, ani do drugiego celu.

Mówiąc o stronie funkcjonalnej, dotykamy drażliwej kwestii efektywności w pracy. Managerowie muszą pamiętać, że jest wiele rzeczy, które mogą odbierać produktywność pracownikom. Jedna z nich to multitasking. Dominika Kowalska ‒ Nie jesteśmy w stanie efektywnie pracować i być do dyspozycji kilku osób jednocześnie. To jest niemożliwe. Albo nie będziemy w dobrym kontakcie z innymi, albo nie dostarczymy im cennych informacji. Wszyscy na tym tracimy.

Dlatego tak ważne są miejsca odosobnienia, np. biurowe biblioteki lub pokoje do cichej pracy, gdzie pracujemy w koncentracji, a potem wracamy do biura, aby być tu i teraz dla współpracowników. Multitasking ograbia ludzi z energii i sprawia, że nasz organizm szybciej się zużywa, szybciej dochodzi do wypalenia.

Po czwarte: ułatwić dojazd

I to niezależnie od środka transportu. Zadbaj o dostępne miejsca parkingowe, prysznice dla rowerzystów, a jeśli jest taka potrzeba – o zróżnicowanie godzin pracy w zależności od warunków komunikacyjnych na drogach.

Bądź wyrozumiały, kiedy pracownik czasem się spóźni: dla niego ważna jest możliwość pogodzenia pracy z życiem osobistym, a więc np. z odwiezieniem dzieci do szkoły lub członka rodziny na lotnisko.

Lokalizacja biura ma coraz większe znaczenie. Dominika Kowalska ‒ Lokalizacja stała się czynnikiem do rozważenia dla potencjalnych kandydatów, jeśli chodzi o podjęcie pracy u konkretnego pracodawcy. Jeśli zobaczą, że mają zbyt daleko do pracy, nawet nie zdecydują się przyjść na rozmowę kwalifikacyjną. Czas dojazdów zaczyna się liczyć, a dobra komunikacja z biurem może przeważyć przy wyborze oferty. Firmy coraz lepiej zdają sobie z tego sprawę. Jeśli organizacja położona jest w kiepsko skomunikowanej lokalizacji, wtedy musi zainwestować więcej w niepowtarzalny design.

Po piąte: „projektować, aby zachwycać” (design for delight)

Biuro powinno być inkarnacją marki, rozszerzeniem kultury i wartości odróżniającym je od konkurencji. I nie chodzi tylko o plakaty reklamowe i logo na ścianach, raczej o to, aby w swej istocie było odzwierciedleniem twoich wartości poprzez design, usługi i prowadzoną politykę. Tworzymy taką przestrzeń, która może stać się katalizatorem dla pożądanej kultury organizacyjnej.

Dominika Kowalska ‒ Generalnie utarło się, że biura są podzielone na część recepcyjną dla gości oraz część przeznaczoną do pracy. Dzisiaj obie części wyglądają równie atrakcyjnie. Podczas rekrutacji coraz częściej kandydata prowadzi się przez całą firmę, żeby mógł zapoznać się z całym biurem i atmosferą, jaka w nim panuje. Niektórzy kandydaci sami zresztą proszą o pokazanie ich przyszłego stanowiska pracy, zanim podejmą ostateczną decyzję.

Projektowanie wg zasady human-centered design (HCD) na nowo stawia jednostkę w centrum uwagi. Wygląd biura ma odzwierciedlać wartości naszej marki. Pokazuje nie tylko, w jaki sposób chcemy przyciągnąć i olśnić nowych pracowników, tak aby z nami zostali, ale również w jaki sposób będziemy wspierać ich produktywność i zaangażowanie każdego dnia.

Reguły obowiązujące w biurze zmieniają się jak nigdy dotąd. Pomyślmy o dress codzie z przeszłości, który zaadaptowano w większym stopniu do osobistej wolności i ekspresji w korporacyjnym otoczeniu. Tak samo biura, które adaptują się do nowych i bardzo osobistych stylów życia, sprawiają, że ludzie czują się gotowi do wyrażania uczuć, jest im wygodnie, są produktywni i zaangażowani.

Kiedy mówimy o tworzeniu doświadczenia w biurze, najważniejsze jest rozważenie, jak organizacja może przyciągać lub wywoływać specyficzne zachowania, poczucie wspólnoty i jednego celu, które pozwala jej najcenniejszym zasobom, pracownikom, dobrze funkcjonować w pracy – podsumowuje Dominika Kowalska.

Niezależnie od tego, jak zaprojektujemy wygląd biura, to tutaj leży nasze największe wyzwanie.

Komentarze Facebook
Czytaj więcej z kategorii Innowacje:

Źródłem innowacji są ograniczenia

O dyscyplinie w myśleniu, innowacji jako prostym i codziennym narzędziu pracy oraz o luce systemowej, którą warto zapełnić ‒ z Bartoszem Stawskim, trenerem Systematic Inventive Thinking, rozmawia Marta Smyrska.

Najczęściej czytany

PropTech w biurze. Oszczędności i komfort pracy w jednym

Biometryka, big data, sztuczna inteligencja i Internet rzeczy. Nowoczesne technologie odważnie wkraczają do biur na całym świecie. W ubiegłym roku szacunkowa wartość tego rynku sięgnęła prawie 3 miliardów dolarów. A rozwiązania już dawno przestały służyć tylko ograniczaniu kosztów funkcjonowania.