search-bar

Innowacje

7 trendów, które zmienią Twoje biuro na lepsze

Czy praca w biurze musi oznaczać osiem godzin siedzenia przy biurku? Jak na produktywność pracownika wpływa chodzenie po schodach? Co się zmienia, kiedy stosujemy ROWE, Scruma albo coworking? Oto siedem najważniejszych trendów, które zmieniają sens i efektywność pracy biurowej

W skrócie:

Siedzenie 8 godzin dziennie, w jednym miejscu, przy własnym biurku – to już przeszłość. Zwinne biura dopasowują się do ludzi, procesów i metod pracy.

Zmiany/trendy:

Coraz więcej firm wprowadza zmiany, które dotyczą przestrzeni biurowej, godzin pracy, organizacji pracy i kierowania zespołami. Nowością jest tendencja do zapewnienia pracownikom  relaksu, odnowy, inspiracji.

Korzyści:

Większa produktywność, mniejszy stres, optymalne wykorzystanie powierzchni, umożliwienie pracownikom godzenia ról zawodowych i osobistych, w tym rodzicielstwa i opieki nad starzejącymi się rodzicami.

Dopasować przestrzeń pracy do potrzeb

W ślad za wielkimi korporacjami, takimi jak Accenture czy Microsoft, coraz więcej firm proponuje swoim pracownikom elastyczne przestrzenie pracy. Każdy może wybrać sobie biurko w zależności od tego, co ma akurat do zrobienia i jakimi osobami chce się otaczać. Tworzone są strefy do koncentracji, do wymiany idei, budki do rozmów telefonicznych. To już nie pracownik ma się dostosować się do otoczenia, ale otoczenie do zadań pracownika.

Ideą jest wspieranie pracowników w ich codziennych obowiązkach – tłumaczy Małgorzata Niewińska, ekspert ds. Zarządzania Zmianą w CBRE. – Rekomendujemy naszym klientom, żeby zrezygnowali z gabinetów dyrektorskich na rzecz pokoi do pracy dla osób, których obowiązki wymagają skupienia. Dodatkowo proponujemy sale bądź pokoje do pracy dla zarządów zamiast osobnych gabinetów. Idea jest taka, aby pracować razem i nie blokować przepływu informacji.

Plusy takiego rozwiązania? Większa produktywność i mniej stresu. A do tego optymalizacja powierzchni, bo przecież część pokoi biurowych pozostaje pustych przez wiele dni, zwłaszcza w trakcie spotkań zewnętrznych, podróży służbowych czy urlopów. Trzeba jednak pamiętać, że zwinne biuro przynoszące te korzyści wymaga aktywnego, transparentnego i szybkiego zarządzania. Cel jest prosty: każdy pracownik musi znaleźć swoje miejsce, a zespoły – kontaktować się ze sobą, kiedy tylko tego potrzebują.

 

Oderwać ludzi od biurek

„Siedzenie to nowe palenie” – powtarza się coraz częściej w korporacjach i podejmuje wysiłki, żeby ograniczać tego niekorzystne skutki. – Wszystkie inicjatywy są cenne, żeby oderwać ludzi od biurek – mówi Małgorzata Niewińska z CBRE, gdzie pracownicy zachęcani są, aby umawiać się z klientem na spacer (jeśli stopień zażyłości na to pozwala).

Biuro nowej generacji oznacza ruchome biurka – ruchome dosłownie, czyli z regulowaną wysokością blatu. Ten trend powoli staje się standardem. W Holandii prawo pracy określa już, że biura nie mogą być wyposażone w zwykłe biurka – do dyspozycji muszą być meble regulowane. Pracownik musi mieć możliwość w każdej chwili wstać i pracować na stojąco.

Ale biurka to nie wszystko. Także wewnętrzne schody nadają się do pracy – i jednocześnie mogą mieć funkcję integracyjną. Można je wykorzystać, tak jak w biurze HB Reavis, na spotkania czy prezentacje dla zespołu. Taki pomysł zachęca do bycia w ruchu i ułatwia komunikację między zespołami. Chodzenie po schodach może też być początkiem zdrowego nawyku. Zdaniem Małgorzaty Niewińskiej: „już jedno lub dwa przejścia po schodach zapewniają pożądaną dawkę ruchu i kontaktu z ludźmi”. Zamiast zjeżdżać windą do kafeterii po niezdrową przekąskę, lepiej jest zejść piętro niżej na pogawędkę do kolegów z innego zespołu. Takie działanie Charles Duhigg, autor Siły nawyku, określa jako identyfikację nagrody, która jest siłą napędową wyrabiania nowego nawyku.   

ROWE: pogodzić role zawodowe i osobiste

Nowym trendem jest też kończenie ze sztywno ustalonymi godzinami pracy. Do lamusa odchodzi praca od 9.00 do 17.00. Pracownicy mają szanse dostosować rytm biurowy do swoich preferencji i ograniczeń. Ci, którzy są bardziej produktywni rano, mogą przyjechać do biura wcześniej – i wcześniej wyjść. W okresach zmniejszonej aktywności firmy można pracować krócej – i rewanżować się dodatkowymi godzinami obecności, kiedy jej działalność przyspiesza. Nowe podejście do godzin pracy to też sposób na rutynę oraz większe zaangażowanie i odpowiedzialność zespołów. To podejście to system ROWE – Results-Only Work Environment. Odchodzi się w nim od postawy time-driven na rzecz task-driven.

Wyobraź sobie, jakie to uczucie – opowiadają autorzy metody ROWE. – Idziesz do pracy i robisz swoje. Jeśli o 13.00 musisz pojechać, by wymienić olej, po prostu to robisz. Masz przy sobie telefon komórkowy, w razie gdyby ktoś cię potrzebował, ale nie musisz nikogo uprzedzać, że wychodzisz. Gdy ktoś do ciebie dzwoni, a ty akurat biegasz na bieżni, nie mówisz: „Teraz jestem na siłowni, ale niedługo wracam”, tylko pytasz: „Czego potrzebujesz?”.

Według autorów książki Nadgodziny są do bani system ROWE sprawdza się w wielu firmach, umożliwiając pracownikom godzenie ról zawodowych i osobistych, w tym rodzicielstwa i opieki nad starzejącymi się rodzicami. To interesująca perspektywa, dla wielu pracowników elastyczność czasowa jest bardzo pożądaną możliwością, a jej brak jest sabotowany, tak czy inaczej. Brak elastyczności prowadzi do tzw. prezenteizmu nazywanego „groźnym wirusem na rynku pracy” lub „korporacyjną chorobą”. Określa się go jako sytuację, w której pracownik znajduje się na swoim miejscu pracy, ale jego stan fizyczny, psychiczny lub motywacja nie pozwalają mu na bycie w pełni produktywnym. Co najważniejsze, prezenteizm kosztuje firmę więcej niż zwykła absencja!

 

Odważyć się na start-upową zwinność

Metodyki agile, czyli tzw. zwinne metodyki pracy stosowane w branży IT, przeniknęły do biur i sal konferencyjnych w innych organizacjach. Stosowanie przez zespoły Scruma wpłynęło nawet na planowanie i wygląd biur. Na ścianach pojawiły się kanbanowe tablice, a z niektórych sal konferencyjnych zniknęły krzesła, by na stojąco można było odbyć 15-minutowy stand up, czyli codzienny przegląd projektu.

 

Idea metodyk agile bazuje na ciągłym dostosowywaniu procesu do sytuacji i zmian – czyli na zwinności. Przy korzystaniu z tej metodyki niezbędne jest przemodelowanie relacji i podziału odpowiedzialności w biurze, a często wręcz znacząca zmiana sposobu zarządzania i struktury firmy.

Biuro staje się laboratorium, w którym multidiscyplinarne zespoły upodabniają się do zwinnych start-upów. Cechy charakterystyczne takiego podejścia? Wdrażanie produktów w bardzo wczesnych fazach (Minimum Viable Product), przyrostowy rozwój projektu oraz traktowanie pomysłów biznesowych i produktowych jako hipotez do jak najtańszego zweryfikowania w praktyce.

Dlaczego warto wdrożyć Scruma w pracy: zobacz przewodnik Pragmatists.

Pobierz

Dać swobodę, dostać zaangażowanie

Zwinne metodyki pracy upowszechniają się także dzięki upodmiotowieniu pracowników i redukcji piramid zarządzania. Pracownicy chcą większej swobody w organizacji swojej pracy, oferując w zamian większe zaangażowanie. Coraz szersze kręgi zatacza idea „turkusowej organizacji”. Jej wyznaczniki to: brak hierarchii wewnętrznej i systemu motywacyjnego, cel ewolucyjny i samo zarządzanie. Takie podejście to wyzwanie dla zarządzających. Oznacza między innymi, że co tydzień menedżerowie muszą znaleźć czas, aby – poza spotkaniami, rozmowami telefonicznymi i czytaniem e-maili – uczyć siebie i uczyć innych.

Raport firmy Deloitte Global Human Capital Trends 2016 stwierdza, że: „budowanie angażującego i stymulującego środowiska pracy jest procesem złożonym. A jednocześnie znaczenie zaangażowania pracowników i szybkiej informacji zwrotnej staje się ważniejsze niż kiedykolwiek. Roczne raporty zaangażowania są zastępowane przez narzędzia do nasłuchu pracowników, takie jak: badania impulsowe, anonimowe narzędzia społecznościowe oraz regularne zbieranie informacji zwrotnej przez menedżerów”. Wszystkie te nowe metody i narzędzia doprowadziły do powstania stanowiska specjalisty ds. „słuchania pracowników” – nowej roli w HR.

Zobacz The Deloitte Human Capital Report 2016 

 

Postawić na coworking

W ostatnich latach wzrasta liczba osób pracujących z domu, w coworkach i w kawiarniach. W 2014 r. w USA już 34% pracujących miało status freelancera i szacuje się, że w 2020 r. odsetek tych osób wzrośnie do 50%. Freelancerzy oraz start-upy mogą wprowadzić do firm nową dynamikę i sprawić, że nie będą działały w izolacji.

Jednym z przykładów takiego działania jest projekt Startup Collider PwC, którego celem jest wspieranie i promowanie start-upów z regionu Europy Środkowo-Wschodniej. PwC zapewnia start-upom opiekę mentorów i umożliwia skrócenie ścieżki wchodzenia na rynek z produktami i usługami. Według Magdaleny Czubaszek z PwC IT Services atuty takiej wymiany są rozliczne: wzmacnianie kreatywności, konfrontowanie pomysłów z wieloma punktami widzenia oraz wyzwalanie momentów „aha” u jednej i drugiej strony.

Wielkie korporacje chcą korzystać z kreatywności niezależnych pracowników i stawiają na coworking. Przykład? Microsoft przeniósł ostatnio 30% swojej załogi marketingowej do przestrzeni coworkingowej WeWork. Dave Fano, szef produktu WeWork, powiedział Business Insiderowi, że są już setki pracowników wielkich organizacji (GE, Airbnb, Spotify czy Salesforce), którzy pracują w WeWorkach.

Stać się miejscem relaksu i inspiracji

Miejsce pracy – miejscem wytchnienia? To wcale nie oksymoron. Firmy zaczynają inwestować w biurowe wellness – chcą być otoczeniem, w którym można się zregenerować, odetchnąć, zainspirować.

Pokoje do masażu czy odnowy biologicznej pojawiają się w siedzibach takich firm jak: Botanic, Danone czy Renault, sale sportowe – w AXA czy Total. Także wystawy sztuki to już nie tylko chwilowe happeningi, ale stałe ekspozycje.

Zobacz raport poświęcony tematyce Wellness.

Niektórzy pracodawcy proponują pracownikom nawet tak nie biurowe zajęcia jak… ogrodnictwo. Nie bez powodu. Brytyjscy naukowcy z uniwersytetów w Westminster i Essex wykazali, że uprawianie roślin, tylko przez pół godziny w tygodniu, poprawia poczucie własnej wartości, obniża napięcie, stany depresyjne i pomaga opanować złość. – Biofilia, teoria proponowana przez Edwarda O. Wilsona (naukowca Uniwersytetu Harvarda), który definiuje ją jako „potrzebę poczucia wspólnoty z innymi organizmami żywymi” wpłynęła na nowy trend wprowadzania roślin do biur – potwierdza Małgorzata Niewińska z CBRE. – Zielone rośliny nie tylko pochłaniają niekorzystne promieniowanie emitowane przez ekrany oraz zanieczyszczenia z powietrza, ale także pozytywnie wpływają na samopoczucie ludzi. Tym bardziej że są już systemy z zamkniętym obiegiem wody, które pozwalają na zadbanie o rośliny bez konieczności pamiętania o ich podlewaniu.

Zobacz 10 roślin, które najlepiej nadają się do biura.

 

Nowe podejście do organizacji biura i metod pracy przynosi wiele istotnych korzyści dla funkcjonowania zespołu. Ma też znaczenie przy pozyskiwaniu nowych pracowników: według badań CBRE 78% respondentów uważa jakość miejsca pracy za kluczowy czynnik przy wyborze pracodawcy. Choć wynagrodzenia i świadczenia pozapłacowe wciąż pozostają istotne dla rozważających zmianę pracy to, gdy odsunie się na bok kwestie finansowe, decydujące znaczenie ma zarówno równowaga między pracą a życiem prywatnym, jak też lepsze środowisko pracy. Aż 69% respondentów stwierdziło, że byliby skłonni zrezygnować z innych korzyści dla bardziej optymalnego biura.

W świecie, w którym kreatywność jest najbardziej pożądanym przez pracodawców zasobem, biuro staje się wyspecjalizowanym laboratorium do stymulowania i wykorzystywania najbardziej twórczych zakamarków ludzkiej natury.

 

Zobacz źródła

Źródła:

Axa, News to protect, Economie, 6 manières d’en finir avec le bureau

Deloitte’s 2016 Global Human Capital Trends

Business Insider, Hartmans A., Here’s why Microsoft is giving nearly a third of its New York employees memberships at WeWork, 4 listopada 2016

Global Major Report – Live Work Play: Millennials Myths and Realities, November 2016

Komentarze Facebook
Czytaj więcej z kategorii Innowacje:

Innowacje w przedsiębiorstwie – wymysł czy wymóg?

Czy wiesz, co to jest elevator pitch? To tak krótka historia firmy, by można ją było opowiedzieć w windzie. Zapraszam cię na taką właśnie krótką wycieczkę. Zanim zjedziemy z ostatniego piętra na sam dół, opowiem ci, jak istotne jest wdrażanie innowacji w biurze.

Najczęściej czytany

PropTech w biurze. Oszczędności i komfort pracy w jednym

Biometryka, big data, sztuczna inteligencja i Internet rzeczy. Nowoczesne technologie odważnie wkraczają do biur na całym świecie. W ubiegłym roku szacunkowa wartość tego rynku sięgnęła prawie 3 miliardów dolarów. A rozwiązania już dawno przestały służyć tylko ograniczaniu kosztów funkcjonowania.