– Badania pokazują, że 60 proc. Polaków jest nieszczęśliwych w swojej pracy. W praktyce oznacza to, że ponad połowa rodaków spędza 1/3 swojego życia na byciu nieszczęśliwymi – twierdzi Małgorzata Niewińska, Head of Workplace Strategy & Change Management w CBRE Polska.
Co można zrobić, by w przyszłości te statystyki były bardziej optymistyczne? Jedno jest pewne: właściwe zaaranżowanie przestrzeni biurowej to skomplikowany proces, a jego powodzenie zależy od wielu czynników. Na szczęście – nie jest to niemożliwe. Aby urządzić funkcjonalne biuro nie wystarczą dobrze dobrane meble, choć to wydaje się najprostszym rozwiązaniem. Wiele czynników wpływa na to, jak czują się pracownicy – są to m.in. oświetlenie, kolor ścian, dostępność do stref relaksu, dobra jakość powietrza, czy odpowiednia temperatura. Z raportu „Healthy Office”, stworzonego przez oddział CBRE w Amsterdamie, wynika np., że na zadowolenie ze środowiska pracy wpływa również zieleń, umożliwienie uprawiania ćwiczeń oraz promowanie zdrowego stylu życia. Projektując nową przestrzeń biurową warto podejść do tego zadania holistycznie, a w tym może pomóc nam Design thinking. Jak?
Design thinking, a tworzenie przestrzeni biurowej
W tworzeniu nowej, lepszej przestrzeni biurowej warto postawić na design thinking, czyli myślenie projektowe. Wbrew pozorom, to stare, sprawdzone rozwiązanie. Po raz pierwszy zdefiniowano go w latach 60. ubiegłego wieku w USA. Ideą design thinking jest tworzenie produktów i usług w oparciu o realne potrzeby i problemy. Takie podejście ma z kolei usprawnić pracę i zmienić ustawione do tej pory priorytety.
Dzięki design thinking nie koncentrujemy się wyłącznie na produkcie. Skupiamy się na użytkowniku i rozwiązaniach, które będą dla niego najbardziej optymalne. Co ważne – po myślenie projektowe może sięgnąć zarówno raczkujący start-up, jak i potężna korporacja zatrudniająca tysiące osób.
Design thinking opiera się na pięciu filarach:
Skoro design thinking sprawdza się w każdej branży, jak wykorzystać je przy tworzeniu biura?
– Innowacyjne i twórcze podejście jest konieczne w procesie tworzenia przestrzeni biurowej. Tworząc środowiska pracy nie stosujemy metody myślenia projektowego w skali 1:1, ale czerpiemy z niej bardzo wiele. Po pierwsze diagnozujemy problem, z którym przychodzi do nas użytkownik, dowiadujemy się jakie są jego ambicje i oczekiwania, czyli dokonujemy bardzo szczegółowej analizy – tłumaczy Małgorzata Niewińska z CBRE. – Następnie w interdyscyplinarnych zespołach generujemy pomysły. Nie ograniczamy się do myślenia tylko takimi kategoriami jak: przestrzeń czy technologia. To człowiek jest osią naszego myślenia. O projektach myślimy kreatywnie, z każdego wyciągamy wnioski i bazujemy na doświadczeniach zebranych wcześniej. Nie oznacza to jednak, że nasze rozwiązania są oderwane od rzeczywistości. Mieścimy się w ramach wytyczonych choćby przez możliwości i uzasadnienie biznesowe – dodaje.
Dominika Kowalska, Zastępca Dyrektora Działu Strategii Środowiska Pracy, CBRE, dodaje, że bardzo ważne w procesie tworzenia biura jest skoncentrowanie się na użytkowniku, który będzie z niego korzystał. – Rozwiązania, które wprowadzimy w firmie powinny być na tyle intuicyjne i łatwe w obsłudze, by ludzie chętnie z nich korzystali. Najgorzej inwestować w coś, co nie będzie użytkowane. To strata dla biznesu – podkreśla Kowalska.
Pracownicy są najważniejsi
Jak zaprojektować dobre biuro? Co chcemy tym osiągnąć? Kto powinien wziąć udział w takim procesie? Odpowiedź na te pytania wcale nie jest prosta.
– Biuro powinno sprzyjać zdrowiu, produktywności i satysfakcji pracownika. Dostarczyć mu paletę przestrzeni, które pozwolą efektywnie wykonywać zadania: wymienić informacje z innymi pracownikami, ale też popracować w skupieniu. Biuro, w którym mamy sam open space – bez przestrzeni wsparcia – raczej temu nie służy – co prawda pomaga stworzyć poczucie wspólnoty w zespole, ale próżno szukać w nim miejsca do zebrania myśli – uważa Maciej Markowski ekspert ds. przestrzeni pracy, CEO i współzałożyciel spaceOS.
W aranżacji biura nie chodzi tylko o to, by stworzyć przestrzeń, która wygląda nowocześnie i designersko, a rozwiązania w niej zastosowane – np. technologicznie – nie mają nic wspólnego z potrzebami pracowników. Charakterystyczna dla design thinking jest interdyscyplinarność – zaangażowanie w proces wielu osób i czerpanie ze wspólnej wiedzy z kilku dziedzin, np: socjologicznej, HR, kulturowej, architektonicznej, space planningu, technologicznej.
– Na początku procesu ustalamy jaki cel chcemy osiągnąć. Do procesu angażujemy różne grupy interesów w organizacji klienta, przeprowadzamy badania, obserwujemy jak pracują ludzie, z jakich narzędzi korzystają i czego potrzebują, a także w jaki sposób myślą. Pracownicy są napędem każdego biznesu – podkreśla Małgorzata Niewińska.
W tak zorganizowany proces tworzenia nowej przestrzeni warto zaangażować całą organizację, dodaje Dominika Kowalska. Inne kwestie poruszane są z osobami decyzyjnymi, a do rozmowy o innych należy zaprosić końcowych użytkowników przestrzeni. Koncept nowego biura to nie tylko szkic na papierze. Pomagamy tworzyć organizacjom miejsca, które są nośnikiem ich wartości i marki, a jednocześnie spełniają swoją podstawową funkcję – miejsca pracy. Aby stworzyć takie miejsce warto zaangażować nie tylko decydentów, ale również grono pracowników.
W jakie pułapki możemy wpaść tworząc biuro? Niestety jest ich wiele. Mogą być to straty np. powierzchni, kiedy przestrzeń jest niefunkcjonalna, a co za tym idzie – pracownicy z niej nie korzystają. To samo dotyczyć będzie mebli, rozwiązań technologicznych.
Przepis na biuro idealne
Czy istnieje przepis biuro idealne? Jak podkreśla Maciej Markowski najlepiej będzie, jeśli przyjmiemy, że nie. Dlaczego?
– Od wieków mamy tendencję do naśladowania tych, którzy odnieśli sukces i do kopiowania ich rozwiązań. W XVII wieku wszyscy starali się ubierać jak Hiszpanie, z kolei w XIX w. jak Brytyjczycy. To samo obserwuję w projektowaniu przestrzeni biurowej. Próbujemy naśladować Google’a, który odniósł sukces. Tylko zapominamy, że nie każda firma funkcjonuje w taki sam sposób. Np. biuro prawne działa zupełnie inaczej niż agencja marketingowa. Przepis? Porozmawiać z ludźmi i zobaczyć jak pracują.
Małgorzata Niewińska z kolei zaznacza, że ważny jest cały proces tworzenia biura, a nie jego „idealność” w sensie fizycznym. I podaje przykład: Można stworzyć świetną przestrzeń, z której ludzie nie będą korzystać. Nie znaczy to, że jest ona zła. Wskazuje jedynie na zły sposób przeprowadzenia procesu tworzenia. Pracownicy nie wiedzą jak z niej skorzystać lub też kulturowo nie ma przyzwolenia, by taką przestrzeń użytkować. W polskiej kulturze pracy – hierarchicznej i kontrolującej – brak jest kultury zaufania. Wciąż istnieje przekonanie, że trzeba widzieć pracownika, by wiedzieć, że pracuje.
Idealna przestrzeń jest więc w pełni dostosowana do organizacji i warunków, które w niej panują, również kulturowych. Choć w dużych miastach są biura zaprojektowane według najwyższych światowych standardów, to Polska, jeśli chodzi o tworzenie przestrzeni biurowych, musi się jeszcze sporo nauczyć. Na szczęście ma od kogo. Holandia, Australia, Wielka Brytania to państwa uchodzące za wzór.
– Tam koncepcja activity-based working jest najaktywniej wdrażana. Zatrudnianie konsultantów, obserwacja pracy, odpowiadanie na potrzeby pracowników to standard. W tych krajach mieszczą się najbardziej produktywne biura na świecie – podkreśla Maciej Markowski. I dodaje, że warto również podpatrywać Skandynawów, którzy tworzą swoje biura z naturalnych materiałów, wyposażają je w siłownie, a w kuchniach serwują zdrowe jedzenie.
– Najlepiej gdyby nowo powstające biura w Polsce były wypadkową cech biur tych kilku krajów – ocenia.
