search-bar

Organizacja

Activity Based Workplace w praktyce, czyli czego możemy nauczyć się z doświadczeń pracy na „home office”?

O budowaniu nowoczesnego środowiska pracy oraz strategii Activity Based Workplace, która ze światowego trendu staje się standardem mówi Edyta Mika, ekspertka CBRE w dziedzinie Workplace Strategy & Change Management.

Przechodzimy obecnie bezprecedensowy test pracy zdalnej. Większość z nas zdaje go z oceną bardzo dobrą. To jeden ze sprawdzianów naszej elastyczności oraz szybkości dostosowywania się do zmian. To ważna kompetencja każdej współczesnej organizacji i każdego z nas. Tak ważna, jak umiejętność uczenia się na doświadczeniach. Dlatego warto przeanalizować te najbardziej aktualne związane z pracą na „home office”, aby dzięki nim przyjrzeć się bliżej strategii Activity Based Workplace. Strategii, która z trendu staje się standardem. To właśnie na jej podstawie buduje się nowoczesne, elastyczne środowiska pracy na całym świecie.

Refleksje dotyczące obecnych warunków pracy pomogą nam w przystosowaniu się do kolejnej fali zmian w kierunku uelastyczniania środowisk pracy i zmian funkcji biur przyszłości. A konfrontacja z obecną rzeczywistością spowoduje, że wyjdziemy z niej bardziej otwarci na nowe sposoby myślenia o miejscu pracy.

Nowa rzeczywistość

Sytuacja epidemiologiczna przeniosła masowo biura do naszych domów. To nowe doświadczenie, a także ogromne wyzwanie. To trochę tak, jakbyśmy przyszli do biura z całymi rodzinami –  z pewnością łatwo by nie było. Obecnie nasze mieszkania i domy zaczęły pełnić funkcję nie tylko home office, ale również home school, home kindergarden.

Stanęliśmy przed ogromnym wyzwaniem realizowania różnych zadań w ograniczonej przestrzeni i przy ograniczonym wsparciu technologicznym. Jak szybko się okazało, stół kuchenny to nie ergonomiczne biurko, a salon nie jest zaawansowaną technologicznie salą do video konferencji z szybkim łączem. Sypialnia zaś nie pełni funkcji komfortowego pokoju pracy cichej, zwłaszcza kiedy, co chwilę zaglądają do niej dzieci. Nasze domy zostały stworzone wszak do wspierania nas w innych rolach i zadaniach.

 

Strategia wspierająca efektywność

Współczesna przestrzeń biurowa to nie tylko ergonomiczne biurko, ale również m.in. Focus roomy, przestrzenie do kooperacji czy pracy projektowej i kreatywnej, sale konferencyjne, pokoje spotkań, przestrzenie relaksu czy przestrzenie socjalne.

Warto pamiętać, że trend uelastyczniania środowisk pracy nie rozpoczął się wraz z naszymi Covid-owymi doświadczeniami pracy zdalnej w ramach home office. Stało się to znacznie wcześniej  za sprawą matki wielu innowacji, ekonomii, rewolucji technologicznej oraz zmiany pokoleniowej na rynku pracy. Doświadczenia covid-owe tylko znacznie ten proces przyśpieszyły, wszak zmienność była już od dawna elementem naszej rzeczywistości, być może tylko się do niej przyzwyczailiśmy. Tempo zmian i ich efekty  dotyczyły wszystkich dziedzin naszego życia.  W tym świece zmian ewoluowało również pojęcie miejsca pracy. Należy podkreślić – miejsca pracy a nie biura.

We współczesnym świecie opartym na wiedzy i nowych technologiach wyzwania i zadania zawodowe możemy bowiem realizować właściwie wszędzie – na lotnisku, w kawiarni, w domu… Biurko jako jedyne lub główne miejsce pracy poprzez nowoczesne strategie środowisk pracy zostało zamienione na przestrzeń biurową, w której korzystać możemy z najbardziej dogodnych w danej chwili miejsc, aby efektywnie wykonywać poszczególne i różnorodne zadania.

Wsparcie procesu osiągania biznesowego sukcesu

W tym stale zmieniającym się świecie, jedno było i pozostało niezmienne. Chodzi o potrzebę osiągania wyników biznesowych. To ona determinuje wolę słuchania rynku, czyli potencjalnych Klientów i partnerów. Ci zaś oczekują odpowiedzi na ich często zmieniające się potrzeby już nie tyle „ASAP”, co „na cito”. To ona determinuje konieczność pozyskiwania potencjału intelektualnego tzw. „talentów”, z pokolenia Y, które weszło na rynek pracy. To ono każe stawiać stale pytanie o to, jak optymalizować koszty i zwiększać produktywność. W konsekwencji tego pojawiły się 3 kluczowe aspekty dla tworzenia strategii środowiska pracy. Są to: optymalizacja kosztów, maksymalizacja produktywności oraz budowanie atrakcyjnego miejsca pracy utrzymującego oraz przyciągającego pracowników o najwyższym potencjale.

Główne aspekty kosztowe firmy, to te związane z nieruchomością oraz koszty związane z zasobami ludzkimi. To właśnie tutaj powinniśmy poszukiwać optymalizacji. W tym kontekście pojawia się takżekluczowe pytanie jak pogodzić optymalizację kosztów z pozornie stojącymi w sprzeczności, potrzebami tworzenia atrakcyjnego, produktywnego, elastycznego i zwinnie dostosowującego się do zmian miejsca pracy. Środowiska, które wspierać będzie współpracę, wzmacniać innowacyjność, wspierać produktywność i komfort pracy?

Konieczność zaadresowania powyższych  wyzwań skutkowało obserwowanym na całym świecie oraz coraz silniej na rynku polskim zmianami w tworzeniu strategii  elastycznego środowiska pracy w kierunku Activity Based Workplace, dającego możliwość pogodzenia ognia z wodą. Synergicznego optymalizowania kosztów, maksymalizowania produktywności i budowania atrakcyjnego, adekwatnego do potrzeb ludzi miejsca pracy. Stymulującego elastyczność, szybkość i zwinność (Agile) oraz współpracę w podejmowanych działaniach biznesowych. Dodatkowo, takiego, które wspiera realizację celów i ambicji biznesowych firmy. Spójnego z jej kluczowymi aspektami kulturowymi. Determinowało to zmiany w aranżacji biur oraz powiązane z nimi zmiany technologiczne oraz zmiany kultury pracy, współpracy i zarządzania.

Activity Based Workplace w praktyce

Strategia zakłada, że dzień pracy każdego z nas składa się z różnych aktywności (Activity) np. to pracy koncepcyjnej i operacyjnej przy komputerze, rozmów telefonicznych, spotkań online oraz bezpośrednich, tak wewnątrz firmy, jak i z klientami zewnętrznymi. Nie każda z tych czynności musi i powinna być wykonywana przy biurku. Ważnym zatem aspektem jest zdefiniowanie, jakie przestrzenie w biurze mogą wspierać efektywność czy komfort ich realizacji. Oznacza to potrzebę zaprojektowania przestrzeni biurowej, tak aby maksymalnie wspierała różnorodne aktywności.

Z pomocą w kreowaniu nowoczesnych, elastycznych biur opartych na strategii Activity Based Workplace  przychodzą specjalistyczne narzędzia badawcze i wiedza ekspercka, na podstawie której powstaje strategia organizacji przestrzeni biurowej, tak aby uwzględniała specyfikę pracy
i wspierała różnorodność zadań realizowanych przez poszczególne działy i departamenty, specyfikę ich potrzeb, jednocześnie zachowując optymalizację kosztową jako równorzędny priorytet. Oznacza to w praktyce konieczność efektywnego wykorzystania przestrzeni. Rezygnację z tych niewykorzystanych np. powierzchni gabinetów, korytarzy, ścian ect. Analizę, ile czasu musimy spędzić przy biurku, a ile w innych przestrzeniach i jaki w związku powinniśmy przyjąć wskaźnik oznaczających liczbę osób dla jednego biurka, co oznacza w praktyce rotacyjne przestrzenie. Zmianę podejścia z „moje miejsce pracy=moje biurko” na „różnorodna przestrzeń w całym biurze= moje miejsce pracy”. Jak nie trudno się domyślić, zmiana strategii w kierunku Activity Based Workplace determinuje zmiany kulturowe tj. sposobu pracy, współpracy i zarządzania.

Obserwacje rynku wskazywały, że ta strategia uelastyczniania miejsc pracy stała się kluczowym elementem budowana nowoczesnych środowisk pracy znacznie wcześniej niż pojawiły się  COVID-owe doświadczenia. One jedynie znacznie przyspieszały proces zmian. Dla części z firm zmiana miała mieć charakter ewolucyjny, a stała się prawdziwą rewolucją. Te z firm, które wdrażały nową strategię aranżacji biur i kreowania zwinnych, elastycznych środowisk pracy przeszły tę próbę mniej turbulentnie. Inne mogą skorzystać z nowych doświadczeń i przekonań kadry zarządzającej oraz pracowników, aby wdrażać zmiany sposobu pracy, współpracy i zarządzania. Obserwujemy obecnie znacznie większą otwartość na uelastycznianie miejsc pracy i rewizji strategii środowiska pracy w kierunku Activity Based Workplace.
Z uwzględnieniem home office, jako jednego z elementów eko systemu stanowiącego nowoczesne środowisko pracy. To pozytywny aspekt naszych wspólnych doświadczeń ostatnich tygodni, zatem warto te doświadczenia wykorzystać.

 

Wypowiadali się:

Edyta Mika

Associate Director Workplace Strategy & Change Management, CBRE

Menedżer i konsultant z ponad 20 letnim doświadczeniem. Ekspert w zakresie przygotowywania i wdrażania strategii środowiska pracy, zarządzania zmianą oraz transformacji kulturowych organizacji.

Zobacz ostatnie wypowiedzi naszego eksperta:

Activity Based Workplace w praktyce, czyli czego możemy nauczyć się z doświadczeń pracy na „home office”?
Czytaj więcej z kategorii Organizacja:

Praca zdalna – pokochaliśmy ją, po co wracać do biura?

Jeszcze do niedawna praca zdalna, czyli tzw. „home office” uważany był przez pracowników za jeden z pozapłacowych benefitów. Tylko nieliczni mogli pozwolić sobie na kilka dni pracy w tygodniu w zaciszu swojego domu. Dziś, sytuacja znacząco się zmieniła. Panująca na świecie pandemia odmieniła nie tylko nasze prywatne życie, ale także przeformułowała dotychczasowe standardy działania firm. Jak tę sytuację odbierają pracownicy? Jak wpływa to na efektywność wykonywanych zadań? Co dalej stanie się, z kiedyś upragnionym „home office’em” oraz czy biuro zmieni swoją rolę?

Najczęściej czytany

Logistyka. Czarny koń w wyścigu o klienta e-commerce

Handel online to już nie tylko rywalizacja na cenę. To również wyścig z czasem. A nie ma w tym wyścigu lepszego argumentu, niż sprawnie i wydajnie działający proces logistyczny. Z reguły niedoceniany, przeważnie niewidoczny, ale często decydujący o tym czy klient sklepu internetowego będzie zadowolony z zakupów. I czy wróci zrobić kolejne.