Przechodzimy obecnie bezprecedensowy test pracy zdalnej. Większość z nas zdaje go z oceną bardzo dobrą. To jeden ze sprawdzianów naszej elastyczności oraz szybkości dostosowywania się do zmian. To ważna kompetencja każdej współczesnej organizacji i każdego z nas. Tak ważna, jak umiejętność uczenia się na doświadczeniach. Dlatego warto przeanalizować te najbardziej aktualne związane z pracą na „home office”, aby dzięki nim przyjrzeć się bliżej strategii Activity Based Workplace. Strategii, która z trendu staje się standardem. To właśnie na jej podstawie buduje się nowoczesne, elastyczne środowiska pracy na całym świecie.

Refleksje dotyczące obecnych warunków pracy pomogą nam w przystosowaniu się do kolejnej fali zmian w kierunku uelastyczniania środowisk pracy i zmian funkcji biur przyszłości. A konfrontacja z obecną rzeczywistością spowoduje, że wyjdziemy z niej bardziej otwarci na nowe sposoby myślenia o miejscu pracy.

Nowa rzeczywistość

Sytuacja epidemiologiczna przeniosła masowo biura do naszych domów. To nowe doświadczenie, a także ogromne wyzwanie. To trochę tak, jakbyśmy przyszli do biura z całymi rodzinami –  z pewnością łatwo by nie było. Obecnie nasze mieszkania i domy zaczęły pełnić funkcję nie tylko home office, ale również home school, home kindergarden.

Stanęliśmy przed ogromnym wyzwaniem realizowania różnych zadań w ograniczonej przestrzeni i przy ograniczonym wsparciu technologicznym. Jak szybko się okazało, stół kuchenny to nie ergonomiczne biurko, a salon nie jest zaawansowaną technologicznie salą do video konferencji z szybkim łączem. Sypialnia zaś nie pełni funkcji komfortowego pokoju pracy cichej, zwłaszcza kiedy, co chwilę zaglądają do niej dzieci. Nasze domy zostały stworzone wszak do wspierania nas w innych rolach i zadaniach.

Strategia wspierająca efektywność

Współczesna przestrzeń biurowa to nie tylko ergonomiczne biurko, ale również m.in. Focus roomy, przestrzenie do kooperacji czy pracy projektowej i kreatywnej, sale konferencyjne, pokoje spotkań, przestrzenie relaksu czy przestrzenie socjalne.

Warto pamiętać, że trend uelastyczniania środowisk pracy nie rozpoczął się wraz z naszymi Covid-owymi doświadczeniami pracy zdalnej w ramach home office. Stało się to znacznie wcześniej  za sprawą matki wielu innowacji, ekonomii, rewolucji technologicznej oraz zmiany pokoleniowej na rynku pracy. Doświadczenia covid-owe tylko znacznie ten proces przyśpieszyły, wszak zmienność była już od dawna elementem naszej rzeczywistości, być może tylko się do niej przyzwyczailiśmy. Tempo zmian i ich efekty  dotyczyły wszystkich dziedzin naszego życia.  W tym świece zmian ewoluowało również pojęcie miejsca pracy. Należy podkreślić – miejsca pracy a nie biura.

We współczesnym świecie opartym na wiedzy i nowych technologiach wyzwania i zadania zawodowe możemy bowiem realizować właściwie wszędzie – na lotnisku, w kawiarni, w domu… Biurko jako jedyne lub główne miejsce pracy poprzez nowoczesne strategie środowisk pracy zostało zamienione na przestrzeń biurową, w której korzystać możemy z najbardziej dogodnych w danej chwili miejsc, aby efektywnie wykonywać poszczególne i różnorodne zadania.

Wsparcie procesu osiągania biznesowego sukcesu

W tym stale zmieniającym się świecie, jedno było i pozostało niezmienne. Chodzi o potrzebę osiągania wyników biznesowych. To ona determinuje wolę słuchania rynku, czyli potencjalnych Klientów i partnerów. Ci zaś oczekują odpowiedzi na ich często zmieniające się potrzeby już nie tyle „ASAP”, co „na cito”. To ona determinuje konieczność pozyskiwania potencjału intelektualnego tzw. „talentów”, z pokolenia Y, które weszło na rynek pracy. To ono każe stawiać stale pytanie o to, jak optymalizować koszty i zwiększać produktywność. W konsekwencji tego pojawiły się 3 kluczowe aspekty dla tworzenia strategii środowiska pracy. Są to: optymalizacja kosztów, maksymalizacja produktywności oraz budowanie atrakcyjnego miejsca pracy utrzymującego oraz przyciągającego pracowników o najwyższym potencjale.

Główne aspekty kosztowe firmy, to te związane z nieruchomością oraz koszty związane z zasobami ludzkimi. To właśnie tutaj powinniśmy poszukiwać optymalizacji. W tym kontekście pojawia się takżekluczowe pytanie – jak pogodzić optymalizację kosztów z pozornie stojącymi w sprzeczności, potrzebami tworzenia atrakcyjnego, produktywnego, elastycznego i zwinnie dostosowującego się do zmian miejsca pracy. Środowiska, które wspierać będzie współpracę, wzmacniać innowacyjność, wspierać produktywność i komfort pracy?

Konieczność zaadresowania powyższych  wyzwań skutkowało obserwowanym na całym świecie oraz coraz silniej na rynku polskim zmianami w tworzeniu strategii  elastycznego środowiska pracy w kierunku Activity Based Workplace, dającego możliwość pogodzenia ognia z wodą. Synergicznego optymalizowania kosztów, maksymalizowania produktywności i budowania atrakcyjnego, adekwatnego do potrzeb ludzi miejsca pracy. Stymulującego elastyczność, szybkość i zwinność (Agile) oraz współpracę w podejmowanych działaniach biznesowych. Dodatkowo, takiego, które wspiera realizację celów i ambicji biznesowych firmy. Spójnego z jej kluczowymi aspektami kulturowymi. Determinowało to zmiany w aranżacji biur oraz powiązane z nimi zmiany technologiczne oraz zmiany kultury pracy, współpracy i zarządzania.

Activity Based Workplace w praktyce

Strategia zakłada, że dzień pracy każdego z nas składa się z różnych aktywności (Activity) np. to pracy koncepcyjnej i operacyjnej przy komputerze, rozmów telefonicznych, spotkań online oraz bezpośrednich, tak wewnątrz firmy, jak i z klientami zewnętrznymi. Nie każda z tych czynności musi i powinna być wykonywana przy biurku. Ważnym zatem aspektem jest zdefiniowanie, jakie przestrzenie w biurze mogą wspierać efektywność czy komfort ich realizacji. Oznacza to potrzebę zaprojektowania przestrzeni biurowej, tak aby maksymalnie wspierała różnorodne aktywności.

Z pomocą w kreowaniu nowoczesnych, elastycznych biur opartych na strategii Activity Based Workplace  przychodzą specjalistyczne narzędzia badawcze i wiedza ekspercka, na podstawie której powstaje strategia organizacji przestrzeni biurowej, tak aby uwzględniała specyfikę pracy
i wspierała różnorodność zadań realizowanych przez poszczególne działy i departamenty, specyfikę ich potrzeb, jednocześnie zachowując optymalizację kosztową jako równorzędny priorytet. Oznacza to w praktyce konieczność efektywnego wykorzystania przestrzeni. Rezygnację z tych niewykorzystanych np. powierzchni gabinetów, korytarzy, ścian ect. Analizę, ile czasu musimy spędzić przy biurku, a ile w innych przestrzeniach i jaki w związku powinniśmy przyjąć wskaźnik oznaczających liczbę osób dla jednego biurka, co oznacza w praktyce rotacyjne przestrzenie. Zmianę podejścia z „moje miejsce pracy=moje biurko” na „różnorodna przestrzeń w całym biurze= moje miejsce pracy”. Jak nie trudno się domyślić, zmiana strategii w kierunku Activity Based Workplace determinuje zmiany kulturowe tj. sposobu pracy, współpracy i zarządzania.

Obserwacje rynku wskazywały, że ta strategia uelastyczniania miejsc pracy stała się kluczowym elementem budowana nowoczesnych środowisk pracy znacznie wcześniej niż pojawiły się  COVID-owe doświadczenia. One jedynie znacznie przyspieszały proces zmian. Dla części z firm zmiana miała mieć charakter ewolucyjny, a stała się prawdziwą rewolucją. Te z firm, które wdrażały nową strategię aranżacji biur i kreowania zwinnych, elastycznych środowisk pracy przeszły tę próbę mniej turbulentnie. Inne mogą skorzystać z nowych doświadczeń i przekonań kadry zarządzającej oraz pracowników, aby wdrażać zmiany sposobu pracy, współpracy i zarządzania. Obserwujemy obecnie znacznie większą otwartość na uelastycznianie miejsc pracy i rewizji strategii środowiska pracy w kierunku Activity Based Workplace.
Z uwzględnieniem home office, jako jednego z elementów eko systemu stanowiącego nowoczesne środowisko pracy. To pozytywny aspekt naszych wspólnych doświadczeń ostatnich tygodni, zatem warto te doświadczenia wykorzystać.