search-bar

Organizacja

Biuro idealne, czyli jakie?

Jak zwiększyć efektywność i produktywność pracowników oraz poprawić wyniki całej organizacji? Jak zachęcić nowych pracowników, by dołączyli do zespołu, a jednocześnie przekonać tych, którzy już pracują, by nie szukali nowych wyzwań poza organizacją? Dlaczego warto traktować biuro jak długofalową inwestycję? Wreszcie – jak zaprojektować przestrzeń biurową, by stanowiła ona jeden z elementów strategii wellness?

HubHub_zwycięzca 2018 w kat. Biuro coworkingowe

Właśnie ruszyła trzecia edycja konkursu OFFICE SUPERSTAR, w której można zgłaszać najlepsze biura w Polsce. Poprzednie dwie edycje wyłoniły szereg zwycięzców, ale pokazały również, że podejście firm do projektowania biur zmieniło się, a sama przestrzeń biurowa stała się elementem, który ma realny wpływ na rozwój biznesu i kulturę organizacyjną.

Dzisiejsze biura już nie kojarzą się z zamkniętymi pomieszczeniami i sformalizowaną strukturą. To przede wszystkim miejsca, w których realizujemy codzienne zadania, spotykamy się z zespołem i klientami, tworzymy nowe strategie, wymyślamy innowacyjne produkty, uczymy się, ale też… odpoczywamy. Każde biuro może spełniać mnóstwo funkcji. Każde biuro jest inne. Każdy pracownik zapytany o „biuro idealne” wymieni inne czynniki, które są dla niego ważne. To właśnie dlatego projektowanie przestrzeni biurowych jest coraz częściej traktowane jak złożony proces, w którym bierze udział szereg ekspertów. Na biuro idealne nie ma uniwersalnego przepisu, ale jest kilka aspektów, o których warto pamiętać. Jakich? Podpowiadamy.

 

Po pierwsze – holistyczne podejście

Z badań naukowców wynika, że w zamkniętych pomieszczeniach spędzamy prawie 90 proc. naszego czasu. Gdy pracujemy w biurze, które nie spełnia naszych potrzeb – bywamy przemęczeni, rozdrażnieni, nie możemy się skupić, a nasza kreatywność i efektywność są coraz niższe. To właśnie dlatego coraz więcej firm inwestuje w kompleksowe strategie, która mają wpływać na dobre samopoczucie pracowników.

Wellbeing to szeroko pojęte „dbanie o dobrostan pracownika”, począwszy od jego zdrowia psychicznego, poprzez zdrowie fizyczne, aż po zapewnienie rozwoju osobistego i zaangażowanie go w życie całej organizacji. Z kolei Wellness polega na dbaniu o fizyczny dobrostan pracownika, czyli  m.in. stworzenie takich warunków biurowych,  które spowodują, że praca będzie sprawiała przyjemność. Ważny jest tu nie tylko układ przestrzeni, ale również kolory, dźwięki, dobre światło, odpowiednia temperatura czy elementy wyposażenia.

Gdy spojrzymy na naszą organizację w sposób holistyczny, szybko okaże się, że przestrzeń biurowa jest tylko jednym z elementów strategii Wellness i Wellbeing. Jest to jednak element kluczowy, a samo projektowanie biura powinno być holistycznym procesem, w który zaangażujemy specjalistów z różnych obszarów, chociażby managerów zajmujących się zarządzaniem zmianą, architektów, ekspertów ds. strategii środowiska pracy, HR-owców, a nawet socjologów. Takie podejście przyniesie nam same korzyści: wzrost efektywności i kreatywności pracowników oraz poprawę wyników całej organizacji.

Czy Twoje biuro spełnia taką rolę? Czy Twoja przestrzeń biurowa jest miejscem, w którym pracownicy lubią przebywać, tworzyć, spotykać się, odpoczywać? Czy Twoje biuro zostało zaprojektowane z myślą o potrzebach pracowników? Jeżeli tak, zapraszamy do przesłania zgłoszenia do konkursu OFFICE SUPERSTAR, w którym wybieramy najlepsze biura w Polsce. Można to zrobić TUTAJ

 

Po drugie – charakter pracy

Przestrzeń biurowa, która jest przyjazna może wpływać na efektywność pracy i poprawić ją aż o 12,5 proc. Źle dopasowana przestrzeń może jednak negatywnie wpływać na wydajność i obniżać ją nawet o 17 proc. Eksperci podkreślają, że dobrze zorganizowane biuro powinno mieć jasno wyznaczone przestrzenie: inne do pracy w skupieniu, inne do intensywnej pracy zespołowej czy spotkań. Równie ważne są miejsca, w których można się integrować. Najważniejsza jest jednak specyfika pracy danej organizacji, czy grupy osób. Zespoły kreatywne, co zrozumiałe, będą oczekiwały od biura inspirującej przestrzeni, w której można się czuć swobodnie, tworzyć. Z kolei osoby, które zajmują się kwestiami strategicznymi będą chciały spotykać się na naradach, wideokonferencjach, czy tzw. burzach mózgów. Takie zespoły będą potrzebowały większej liczby sal konferencyjnych i miejsc do spotkań. Działy HR, czy administracji będą potrzebowały raczej zamkniętych przestrzeni i odpowiednich mebli, które będą umożliwiały segregowanie i przechowywanie dużej liczby dokumentów zawierających dane osobowe. Dlatego idealne biuro powinno być przede wszystkim użyteczne i dopasowane do charakteru pracy, którą wykonują pracownicy danej organizacji.

 

Po trzecie – analiza potrzeb

Analiza potrzeb każdego pracownika dotyczy nie tylko charakteru wykonywanej przez niego pracy. To znacznie szersze podejście, które uwzględnia również wiek, płeć, doświadczenie, czy osobiste oczekiwania poszczególnych osób. Z badań wynika, że w dzisiejszych przestrzeniach biurowych spotyka się nawet 5 różnych generacji pracowników, w tym przedstawiciele generacji X, Y, czy Z.

Młodsze osoby mają bardziej elastyczne podejście do pracy. Aż 60 proc. z nich podkreśla, że warunki pracy, które umożliwiają mobilność (a nawet pracę zdalną) są dla nich jednym z głównych kryteriów satysfakcji. Takie osoby czują się zazwyczaj dobrze w przestrzeniach otwartych, zróżnicowanych oraz wyposażonych w najnowsze technologie. Z kolei pracownicy starszych pokoleń są przyzwyczajone do bardziej tradycyjnych, gabinetowych biur. Lepiej czują się w przestrzeniach mniejszych i cichych. Takie osoby nie lubią, gdy coś je rozprasza. Warto pamiętać, by podczas projektowania przestrzeni biurowej, uwzględnić potrzeby każdej z tych grup.

 

Po czwarte – dopasowane biurko

Jednym z kluczowych kryteriów zadowolenia pracownika jest wygodne stanowisko pracy (a warto wspomnieć, że zadowolony pracownik jest wydajniejszy nawet o 30 proc.) Zacznijmy od ustawienia biurek w przestrzeni biurowej. Biurka, które znajdują się na open-space powinny mieć tzw. zatoki, by niwelować hałas i zapewnić choć trochę prywatności. Ważnym uzupełnieniem otwartych przestrzeni powinny być salki konferencyjne oraz różne miejsca, w których można się wyciszyć lub przeprowadzić rozmowę telefoniczną np. „budki telefoniczne”, czy „focus roomy” itd. Samo biurko powinno mieć możliwość regulowania wysokości i dopasowania jej do wzrostu danej osoby. Podobnie jak fotel. Równie ważne, by można było dopasować położenie monitora do swoich potrzeb.

 

Po piąte – miejsce do odpoczynku

Warto pamiętać, że biuro to nie tylko przestrzeń do pracy, ale również do odpoczynku. Regeneracja jest niezmiernie ważna i ma duży wpływ na efektywność i kreatywność. Pracownicy powinni mieć dostęp do miejsc, w których mogą odpocząć, zrelaksować się, spokojnie porozmawiać, zjeść posiłek, czy zintegrować się z zespołem. To właśnie dlatego coraz więcej firm uwzględnia w projektowaniu przestrzeni biurowych miejsca do odpoczynku: fotele, hamaki, wielkie sofy, pufy, czy pokoje do drzemek tzw. nap roomy.

Eksperci CBRE przekonują jednak, by przestrzenie do odpoczynku również były dopasowane do specyfiki danej organizacji. Dla jednych pracowników idealny odpoczynek zagwarantuje pokój do gier, ale dla innych będzie to sala do jogi, boksu lub pomieszczenie z muzyką klasyczną. Charakter takich miejsc powinien być zatem dostosowany zarówno do potrzeb pracowników jak i do kultury organizacyjnej.

 

Po szóste – bliskość natury

Biuro zlokalizowane w sąsiedztwie parku, zielone tarasy, ściany pokryte mchem, rośliny doniczkowe – to tylko kilka przykładów, gdy rośliny „są blisko” pracowników. Aż trzech na czterech z nich przyznaje, że docenia możliwość kontaktu z naturą podczas pracy. Dzięki roślinom przestrzeń biurowa staje się bardziej przyjazna zdrowiu i przytulna. Rośliny pomagają oczyszczać powietrze oraz produkują dodatkowy tlen, który jest niezbędny do prawidłowego funkcjonowania. Przede wszystkim regenerują jednak wzrok – wiele badań potwierdza, że „patrzenie na zielone” powoduje, że odpoczywamy, relaksujemy się.

Pamiętajmy, że przestrzeń biurowa może być jednym z narzędzi do rozwoju całej organizacji. Dobrze zaprojektowane biuro powinno być miejscem, w którym każdy czuje się dobrze, komunikacja przebiega sprawniej, efektywność wzrasta. To ważne nie tylko z punktu widzenia już zatrudnionych osób, ale również nowych pracowników. Aż 90 proc. z nich przyznaje bowiem, że design biura jest ważnym argumentem przy wyborze pracy.

Jeżeli Twoja organizacja stosuje powyższe praktyki, zapraszamy do konkursu OFFICE SUPERSTAR, w którym wybieramy najlepsze biura w Polsce. Właśnie ruszyła trzecia edycja! Wszystkie szczegóły (oraz terminy) można znaleźć TUTAJ.

Powodzenia!

Czytaj więcej z kategorii Organizacja:

Czy praca „w sprzedaży” jest dobrym miejscem dla zawodowego rozwoju kobiet?

W biznesie liczy się mieszanka twardych i miękkich kompetencji. Magdalena Kowalewska, Country Manager Operations Poland Immofinanz dostrzega, że budowanie zróżnicowanych zespołów prowadzi do harmonii i jest sposobem na sukces. Dlaczego? Kobiety wnoszą więcej empatii i umiejętności słuchania, a panowie więcej dynamiki w podejmowaniu decyzji i dużo asertywności. Wszystkie te cechy są kluczowe w efektywnym i profesjonalnym procesie sprzedażowym. Współczesna sprzedaż, to budowanie długofalowych relacji i szukanie rozwiązań, które będą satysfakcjonujące dla obu stron transakcji.

Najczęściej czytany

PropTech w biurze. Oszczędności i komfort pracy w jednym

Biometryka, big data, sztuczna inteligencja i Internet rzeczy. Nowoczesne technologie odważnie wkraczają do biur na całym świecie. W ubiegłym roku szacunkowa wartość tego rynku sięgnęła prawie 3 miliardów dolarów. A rozwiązania już dawno przestały służyć tylko ograniczaniu kosztów funkcjonowania.