search-bar

Organizacja

Biuro to cenny produkt, który należy traktować jak inwestycję

Czy stworzenie idealnego biura jest proste? Nie, ponieważ biuro to nie tylko przestrzeń, w której przebywamy i wykonujemy codzienne obowiązki, lecz miejsce, w którym rozwija się biznes, rodzą się kreatywne pomysły, umacniają się więzi międzyludzkie. To miejsce, które w długofalowej perspektywie powinno być jednym z narzędzi rozwoju przedsiębiorstwa. Do projektowania biura należy podejść holistycznie. Jak to zrobić? O tym rozmawiamy z Łukaszem Kałędkiewiczem, Członkiem zarządu operacyjnego CBRE Polska, Head of Advisory & Transaction Services.

question
Agnieszka Żelazko

Kiedyś wystarczyło zwykłe biuro, z zamkniętymi pokojami, biurkami i sprzętem do pracy. Dlaczego dziś tak wiele czasu i uwagi poświęca się biurom?

question
Łukasz Kałędkiewicz

Na przestrzeni lat zmieniło się podejście do biznesu i projektowania miejsca pracy. Dzisiejszy świat pędzi do przodu, a pracownicy wykonują codziennie szereg zadań, które wymagają od nich różnych umiejętności. Są wśród nich zarówno zadania analityczne, jak i kreatywne. Nie można zapominać również o debatach, warsztatach, czy zwykłych spotkaniach, dzięki którym projekty są realizowane na czas. Jednocześnie zmienia się rynek pracy. Oczekiwania kandydatów są coraz większe, a pracodawcy ścigają się już nie tylko wysokością wynagrodzeń i benefitami, które mogą zaproponować potencjalnym pracownikom, ale również inwestują w biura oraz ich dobrą lokalizację. Wciąż rośnie rola słowa „efektywność”, które jest odmieniane przez wszystkie przypadki. Celem jest efektywny, ale również zadowolony pracownik, który ma poczucie sprawczości i rozwoju osobistego. To wszystko powoduje, że świetnie zaprojektowane biuro to nie tylko nietuzinkowa architektura i design. To przede wszystkim dobrze zlokalizowana przestrzeń, która jest idealnie dopasowana do potrzeb użytkowników. Biuro staje się nie tylko jednym z elementów strategii promocyjnych, czy Employer Brandingowych, ale również wymierną inwestycją, która wpływa na rozwój całej organizacji.

Od czego zacząć tworzenie idealnego biura?

Zacznę od najważniejszej kwestii. Do tworzenia biura należy podejść holistycznie. Dlaczego? Ponieważ idealne biuro to szereg zmiennych takich jak lokalizacja, architektura, aranżacja, technologie, charakter wykonywanej pracy, profil lub profile pracowników. Przy tworzeniu biura trzeba przeanalizować mnóstwo czynników, ale najważniejszym z nich powinna być użyteczność. Dlatego początkiem takiej pracy musi być wnikliwa analiza własnej organizacji oraz potrzeb zespołu. Celem powinno być takie biuro, w którym każdy z łatwością znajdzie swoje miejsce, praca będzie efektywna, a komunikacja będzie przebiegać sprawniej. To właśnie dlatego do tworzenia biura angażuje się coraz częściej ekspertów z różnych obszarów – począwszy od specjalistów ds. zarządzania zmianą, architektów i osób specjalizujących się w strategiach środowiska pracy aż po marketingowców, HR-owców, czy socjologów.

 

Mówi się, że przyjazne otoczenie potrafi poprawić efektywność pracy aż o 12,5 proc. ale źle dopasowane może ją zredukować nawet o 17 proc. W każdej firmie pracują jednak różni ludzie, którzy mają różne potrzeby. Jak dopasować biuro do „wszystkich”, by nie wpaść w pułapkę dopasowania go do „nikogo”?  

Każda organizacja jest złożona, zatrudnia różnych pracowników, którzy komunikują się w różny sposób i mają różne potrzeby. U podstaw sukcesu leży właściwe poznanie i zdefiniowanie tych potrzeb. Warto pamiętać, że młodsze osoby mają bardziej elastyczne podejście do pracy. Dla 60 proc. z nich bardzo ważne są takie warunki, które umożliwiają mobilność, a nawet pracę zdalną. Tacy pracownicy lepiej czują się w otwartych i zróżnicowanych przestrzeniach, częściej pracują zdalnie z laptopów, tabletów czy telefonów, lubią korzystać z nowych technologii. Z kolei starsze generacje są przyzwyczajone do tradycyjnych, gabinetowych biur i lepiej czują się w mniejszych pomieszczeniach, w których mają więcej prywatności i mogą pracować w ciszy i spokoju. Jeśli dana organizacja zatrudnia zarówno młodsze, jak i starsze osoby, biuro powinno uwzględniać potrzeby wszystkich, czyli umożliwiać pracę zarówno w otwartych przestrzeniach, jak i zamykanych pokojach. Warto jednak podkreślić, że wiek pracowników to tylko jeden z czynników. Innym jest chociażby charakter codziennej pracy. W tym wypadku nie ma znaczenia czy ktoś reprezentuje pokolenie X, czy Y, lecz w jaki sposób pracuje i jakich narzędzi potrzebuje do wykonywania tej pracy. Pracownicy administracyjni i HR będą potrzebowali zamkniętych przestrzeni ze względu chociażby na przechowywanie dokumentów zawierających dane osobowe, osoby odpowiadające za strategię będą chciały się spotykać na naradach, wideokonferencjach i burzach mózgu przez co będą potrzebować sal konferencyjnych, a zespoły kreatywne będą chciały tworzyć i przebywać w inspirujących miejscach. To wszystko trzeba pogodzić, dlatego tak ważne jest holistyczne podejście i analiza potrzeb.

 

Dobrze. Określiliśmy najważniejsze cele jakie powinno spełniać biuro, zrobiliśmy analizę potrzeb, zaprojektowaliśmy przestrzeń w taki sposób, by odpowiadała na różne potrzeby pracowników, którzy… też są różni. Mówi się jednak, że najważniejsze dla pracownika jest jego biurko. Na co zwrócić uwagę w tym aspekcie?  

Jednym z najważniejszych kryteriów zadowolenia pracownika jest jego miejsce pracy. A zadowolony pracownik jest wydajniejszy nawet o 30 proc. Dlatego biurko powinno zapewniać wygodę i komfort. Jego wysokość powinna być dopasowana do wzrostu. Najlepiej, by zarówno biurko, jak i fotel miały regulowaną wysokość. Podobnie z regulacją monitora, który powinno móc się ustawić w taki sposób, by zapewnić sobie komfort pracy. Jeśli biurka ustawione są w otwartej przestrzeni, w której często dominuje hałas, warto stworzyć tzw. zatoki, które zapewniają odpowiednie wyciszenie. Otwarta przestrzeń, czyli tzw. open space, powinien być uzupełniony o sale konferencyjne, budki telefoniczne czy focus roomy, dzięki którym będzie można popracować w ciszy, porozmawiać przez telefon lub spotkać się w mniejszym gronie.

 

Jak zapewnić pracownikom warunki do odpoczynku?

Warto pamiętać, że w biurze spędzamy coraz więcej czasu. Musimy mieć zatem przestrzeń do relaksu, wypoczynku, wyciszenia się, integracji z zespołem. To właśnie dlatego tak ważne są dobrze zorganizowane przestrzenie socjalne. W zależności od potrzeb należy zadbać o dobrze zaprojektowaną kuchnię, wyciszoną strefę relaksu, przytulną firmową kawiarenkę, czy pokój gier. Charakter takich przestrzeni i sposób aranżacji powinien być oczywiście  dopasowany do kultury organizacyjnej i potrzeb pracowników. Z raportu „Healthy Office”, stworzonego przez oddział CBRE w Amsterdamie, wynika, że na zadowolenie ze środowiska pracy wpływa również zieleń, umożliwienie uprawiania ćwiczeń oraz promowanie zdrowego stylu życia. To właśnie dlatego warto zadbać o zdrowy catering, dostępność świeżych soków czy zorganizować zajęcia jogi. Coraz bardziej popularne są również pokoje do drzemek tzw. nap rooms.

 

Wróćmy jeszcze na chwilę do zieleni, o której pan powiedział. Jak zapewnić możliwość obcowania z naturą w zamkniętym pomieszczeniu?

Obcowanie z naturą jest niezmiernie ważne: wycisza, przywraca siły witalne, koi nerwy. Warto wspomnieć, że trzech na czterech pracowników biur w Warszawie docenia możliwość kontaktu z naturą podczas pracy. Ten kontakt z naturą rozumiemy dwojako. Po pierwsze w kontekście lokalizacji biura – najlepiej w sąsiedztwie skweru lub parku. Po drugie – w obecności takich elementów, które zapewnią nam zieleń wewnątrz budynku. To może być zielony taras, naturalne motywy roślinne przełamujące minimalizm biura (np. mech) lub rośliny doniczkowe, które nie tylko oczyszczają powietrze i produkują tlen, ale również wpływają na przytulny charakter biura.

 

Co definiuje idealną lokalizację biura? Czy pracownicy wolą, by znajdowało się w centrum, czy jednak bliżej zieleni, o której wspomnieliśmy przed chwilą?

Lokalizacja ma duże znaczenie dla pracowników, zarówno tych obecnych, jak i potencjalnych. Zacznijmy od lokalizacji z punktu widzenia pracownika, który przychodzi na rozmowę kwalifikacyjną. Siedziba firmy, która znajduje się w znacznie oddalonej dzielnicy miasta, na dodatek w dawno nieremontowanym budynku może odstraszyć kandydata. Z kolei pracownicy, których już zatrudniliśmy przywiązują bardzo dużą wagę do tego ile zajmuje im dojazd do pracy. Z badań CBRE wynika, że w Warszawie i dużych miastach komfortowy czas dojazdu do pracy wynosi do 30 min. a optymalny do 45 min. zatem idealnie zlokalizowane biuro powinno spełniać trzy kryteria. Być dobrze skomunikowane, znajdować się blisko centrum, a jednocześnie blisko natury. Pamiętajmy, że dobrze położone biuro mieści się przy głównych węzłach komunikacyjnych. Idealna lokalizacja obejmuje centralną część miasta (ponieważ poza czasem dojazdu, dla pracowników ważna jest również oferta rekreacyjna i rozrywkowa po pracy), a jednocześnie w sąsiedztwie terenów zielonych, skwerów, czy parków. To czasem trudne, ale warto pamiętać, że idealne biuro i jego lokalizacja to inwestycja na lata. Na dodatek inwestycja, która może nam się szybko zwrócić i przynieść wymierne korzyści.

 

Jak stworzyć idealną przestrzeń do pracy?

POBIERZ e-booka przygotowanego przez CBRE Polska

 

 

 

Czytaj więcej z kategorii Organizacja:

Przepis na biuro idealne to połączenie kreatywności, ale również rozsądku

Dzisiejsze projekty biur wzbudzają zachwyt, a samo tworzenie przestrzeni biurowej stało się złożonym procesem, w który angażują się specjaliści z różnych dziedzin. Firmy stawiają na coraz bardziej wysublimowany design biura, projektują przestrzenie do wypoczynku, dbają o zdrowie pracowników budując siłownie, baseny, a nawet biurowe „dżungle” pełne tropikalnych roślin. W tworzeniu idealnego biura najważniejsza jest jednak użyteczność – przekonuje Igor Czmyr, szef działu Strategii Środowiska Pracy w CBRE. Idealne biuro musi być dopasowane do potrzeb użytkowników.

Najczęściej czytany

PropTech w biurze. Oszczędności i komfort pracy w jednym

Biometryka, big data, sztuczna inteligencja i Internet rzeczy. Nowoczesne technologie odważnie wkraczają do biur na całym świecie. W ubiegłym roku szacunkowa wartość tego rynku sięgnęła prawie 3 miliardów dolarów. A rozwiązania już dawno przestały służyć tylko ograniczaniu kosztów funkcjonowania.