search-bar

Organizacja

Co łączy dobrze zaprojektowane biuro i zadowolonego pracownika?

Aż 76 proc. młodych osób (pomiędzy 18 a 34 rokiem życia) deklaruje, że wygląd biura wpływa na to, w jaki sposób postrzegają całą firmę – to jeden z wniosków badania opinii przeprowadzonego przez Ipsos. Oczywiście sam wygląd to nie wszystko. Kluczowa jest użyteczność. Jak zaprojektować biuro idealne? Na te pytania odpowiadają laureaci tegorocznej edycji konkursu Office Superstar organizowanego przez CBRE Polska.

Aż 76 proc. młodych osób (pomiędzy 18 a 34 rokiem życia) deklaruje, że wygląd biura wpływa na to, w jaki sposób postrzegają całą firmę – to jeden z wniosków badania opinii przeprowadzonego przez Ipsos. Oczywiście sam wygląd to nie wszystko. Kluczowa jest użyteczność. Przestrzeń biurowa powinna być dopasowana do potrzeb użytkowników, sprawiać, by byli bardziej efektywni, kreatywni i chcieli zostać w firmie na dłużej. Jak zaprojektować biuro idealne? Na te pytania odpowiadają laureaci tegorocznej edycji konkursu Office Superstar organizowanego przez CBRE Polska.

 

W raporcie „The Workforce View in Europe 2018” można przeczytać, że polscy pracownicy należą do jednych z najbardziej zestresowanych Europie. Do czynników, które ich stresują można zaliczyć pośpiech, presję, wyśrubowane oczekiwania oraz zbyt dużą liczbę zadań w porównaniu do zbyt małych zasobów, którymi w danej chwili dysponują. Jeżeli do codziennych stresów dołożymy biuro, w którym jest za głośno, zbyt zimno lub gorąco, niewygodnie lub zwyczajnie ciasno – okaże się, że pracownicy będą bardziej zmęczeni, podenerwowani, nie będą mogli się skoncentrować, a ich wydajność i efektywność będzie spadać.

 

Biuro nie powinno “trzeszczeć”

– Biuro to nie tylko miejsce pracy. To przestrzeń, w której spędzamy istotny kawałek życia. Jeżeli „trzeszczy”: czy to przez lokalizację, czy przez akustykę, po twarde elementy, jak choćby sterownik pompy ciepła, którego regulacja nie pozwala na komfort termiczny, te aspekty prędzej czy później wpłyną na wizerunek firmy. Utrzymanie talentów w organizacji to dziś wyzwanie, jakim jeszcze do niedawna było ich pozyskanie. Biuro staje się istotnym elementem tego procesu – mówi Sebastian Rączkowski, Managing Director w Cityspace. Firma, którą zarządza jest jednym z tegorocznych laureatów Office Superstar (została wyróżniona w kategorii „Najlepsza sala konferencyjna”).

Zdaniem Sebastiana Rączkowskiego idealne biuro to takie, które spełnia swoje zadania w stu procentach. Co to oznacza? Stanowi przestrzeń, w której pracownicy nie tylko są efektywni i kreatywni, ale przede wszystkim nie odczuwają oznak zmęczenia czy wypalenia, jednocześnie pielęgnując relacje wewnątrz organizacji.

Z kolei Jakub Bartoszek, Dyrektor Sprzedaży Business Link (laureat w kategorii najlepsze biuro w Poznaniu i Krakowie) dodaje: – Rozumiemy wpływ położenia biura w centrum miasta czy możliwość personalizacji pokoju, aby poczuć się jak u siebie. Diagnozujemy najpopularniejsze defekty konkurencyjnych przestrzeni, np. poziom hałasu, problemy z temperaturą lub jakością powietrza. Wolimy mierzyć swój sukces zadowoleniem klienta, a nie geograficznym zasięgiem.

Jednym z dominujących trendów na rynku nieruchomości jest tworzenie powierzchni elastycznych. To już nie moda, ale realna potrzeba, którą potwierdzają sami pracownicy.

– Nie ma nic gorszego niż podpisanie dziesięcioletniej umowy na tradycyjne biuro w czasach, gdy nie wiadomo ani jak będzie wyglądać za kilka lat sytuacja naszej firmy, ani sytuacja gospodarcza w kraju. Elastyczność odnosi się tu nie tylko do samej powierzchni biura, którą można zmniejszać lub powiększać wraz ze zmieniającymi się potrzebami klienta, ale również do warunków jej najmupodkreśla Rafał Gabteni, Sales Director w Spaces. Firma, którą reprezentuje została nagrodzona za najlepsze biuro w branży coworkingowej.

Przykład? – Dziś zatrudniasz 10 pracowników, jutro 100. Dziś startujesz z nowym oddziałem w Czechach, pół roku później okazuje się, że interes jednak ma większy potencjał na Słowacji. W takich sytuacjach najlepszym rozwiązaniem są elastyczne przestrzenie biurowe, które mogą być odpowiedzią na potrzeby jednoosobowych firm, jak i wielkich korporacji. Warto pamiętać, że idealne biuro powinno podnosić swoją estetyką i designem samopoczucie pracowników, tworzyć atmosferę sprzyjającą networkingowi, a w dalszej mierze stwarzać atmosferę sprzyjającą kreatywności i produktywności podsumowuje Rafał Gabteni.

 

Potrzeby pracowników na pierwszym miejscu

W raporcie CBRE “Po pierwsze człowiek, czyli jak stworzyć idealną przestrzeń do pracy” czytamy, że inwestując w biuro, inwestujemy w pracownika. “W 2020 roku będziemy mieć nawet do 5 pokoleń, czy też generacji na jednej powierzchni biurowej. Każda z nich ma inne oczekiwania, inne przyzwyczajenia, inne potrzeby. Stworzenie biura, które tego nie uwzględnia, będzie niosło za sobą ryzyko poważnych konsekwencji. Lepiej inwestować w nie świadomie, aby niepotrzebnie nie przepłacać, jednocześnie gwarantując pracownikom takie warunki, aby w przyszłości inwestycja się zwróciła”.

Pracownicy sami wiedzą, czego potrzebują i co sprawi, że praca będzie dla nich przyjemna. W badaniu opinii ankietowani stwierdzili, że najważniejsze jest odpowiednie oświetlenie, zieleń, umożliwienie uprawiania ćwiczeń i promowanie zdrowego trybu życia. Zbadanie tego, w jaki sposób pracują i czego potrzebują powinno być etapem, który zrealizujemy jeszcze przed rozpoczęciem projektowania biura.

Zdaniem Dagny Toporowskiej, Manager, Facilities – Office z firmy INFOR (laureat w  kategorii najlepsza sala konferencyjna i najlepsze biuro we Wrocławiu) idealne biuro to takie, w którym przestrzeń dopasowana jest do ludzi. – Jednak przy dużej grupie ciężko jest zaspokoić oczekiwania każdej osoby. Dlatego też tak ważnym jest zbadanie chociażby rodzaju i specyfiki zespołów, które będą w tym biurze funkcjonować – ocenia Dagna Toporowska. Jak się to robi w jej firmie? – Nasze biuro zapewnia szereg udogodnień i ciekawych rozwiązań. Niektórzy nasi pracownicy doceniają strefy do pracy stojącej, inni korzystają z mniej formalnych przestrzeni do spotkań. Bardzo korzystnym rozwiązaniem są budki telefoniczne rozstawione na całej powierzchni. Zapewniają komfort podczas poufnych rozmów zarówno biznesowych, jak i prywatnych. Bardzo dobrze sprawdzają się również sale konferencyjne ze ścianami mobilnymi, dzięki którym łatwo dopasować przestrzeń do rozmiarów i typów spotkań. Osobiście doceniam otwarte sufity z wyspowymi panelami wygłuszającymi. To rozwiązanie daje poczucie przestrzeni w biurze oraz zapewnia dobrą akustykę – mówi.

 

Jak stworzyć biuro idealne?

Właściwe zaaranżowanie przestrzeni biurowej to skomplikowany proces, a jego powodzenie zależy od wielu czynników.

W INFOR w procesie przygotowawczym uczestniczyło wiele osób. Kluczowa okazała się współpraca między działem Facilities i HR. Liczyło się zdanie pracowników, których INFOR zaprosił na warsztaty związane z tematem użyteczności biura. – Wyłoniły się pomysły i konkretne oczekiwania co do udogodnień, a także dodatkowe elementy „nice to have”. Dzięki tym spotkaniom, a także obserwacjom zgromadzonym na podstawie funkcjonowania organizacji w poprzednich biurach, udało nam się zebrać całą listę istotnych do wprowadzenia zmian. Przez cały czas wspierał nas zespół doświadczonych architektów. Zaczerpnęliśmy także kilka inspiracji z Workplace Managment, który skupia się na efektywnym oraz nowoczesnym zorganizowaniem miejsca pracy – podsumowuje Dagna Toporowska.

Z kolei dla Business Link w aranżowaniu biura kluczowe jest zdefiniowanie, do jakiego segmentu klienta chcemy zaadresować produkt. Business Link od początku myślał o swoich przestrzeniach jako miejscu dla profesjonalistów. – Naturalnie każda z lokalizacji znajdujących się w portfolio Business Link ma swoje unikalne walory estetyczne i pod względem wystroju różni się od siebie. Mimo to jesteśmy w stanie wskazać pewien wspólny mianownik, który definiuje poszczególne wnętrza. Wśród nich są: najwyższej jakości materiały wykorzystane do ich wykończenia, wyjątkowe wzornictwo, bogata roślinność, a także największe na rynku – w proporcji do biur zamykanych – przestrzenie wspólne służące do wypoczynku. Pozostałe elementy techniczne i projektowe, takie jak łatwość komunikacji, wentylacja, proporcje pomieszczeń, wykorzystane meble, wyciszenie przestrzeni, kontrola dostępu czy rodzaj i bezpieczeństwo infrastruktury IT są wynikiem kumulacji naszych doświadczeń oraz badań rynkowych. Całość sprzyja efektywnemu prowadzeniu biznesu przez naszych klientów, zapewniając przy tym inwestycji prestiżowy charakter – ocenia Jakub Bartoszek.

Z raportu firmy doradczo–budowlanej Terrapin wynika, że podniesienie efektywności pracy o 1 proc. w organizacjach liczących 100 osób, może przynieść oszczędności odpowiadające 600 tys. zł rocznie. Tymczasem świetnie zaprojektowane biuro wpływa pozytywnie nie tylko na efektywność i wydajność. Pracownicy, którzy nie są zmęczeni są bardziej kreatywni, rzadziej chorują, zostają w firmie na dłużej stanowiąc jej kapitał.

Chcesz dowiedzieć się więcej na temat tego co o projektowaniu biur sądzą Laureaci Office Superstar 2019? Jak postrzegają idealną przestrzeń biurową? Jakich błędów lepiej unikać w jej projektowaniu? Zobacz co odpowiedzieli na specjalną ankietę CBRE Polska.

share share share

Zobacz jak wyglądają biura Laureatów, których przedstawiciele wypowiadają się w tym artykule.

share share share
Czytaj więcej z kategorii Organizacja:

Jakie będzie biuro przyszłości?

Jak będą wyglądały miejsca naszej pracy za 20-30 lat? Może będą podobne do biur i budynków z "Raportu mniejszości" Stevena Spielberga albo "Matrixa" sióstr Wachowskich? Pytamy o to Łukasza Kałędkiewicza, członka zarządu operacyjnego CBRE Polska, Senior Directora, Head of Advisory & Transaction Services.

Najczęściej czytany

Logistyka. Czarny koń w wyścigu o klienta e-commerce

Handel online to już nie tylko rywalizacja na cenę. To również wyścig z czasem. A nie ma w tym wyścigu lepszego argumentu, niż sprawnie i wydajnie działający proces logistyczny. Z reguły niedoceniany, przeważnie niewidoczny, ale często decydujący o tym czy klient sklepu internetowego będzie zadowolony z zakupów. I czy wróci zrobić kolejne.