search-bar

Organizacja

Hybrid office – pracuj skąd chcesz! Czy nowy trend oznacza zmniejszenie roli biura?

O elastycznym podejściu do miejsca wykonywania pracy oraz benefitach i konsekwencjach, które niesie za sobą biurowa transformacja.

Photo by Vlada Karpovich from Pexels

Jesteśmy świadkami rewolucyjnych zmian w zakresie podejścia do pracy. Dla większości osób praca zdalna nie jest już nowym zjawiskiem. Przez ostatnie miesiące testowaliśmy nowe formy wykonywania obowiązków służbowych. Zdaniem ekspertów CBRE elastyczne podejście nie jest już celem, wyborem ani benefitem wielu organizacji – to długofalowa, narzucona z góry konieczność o daleko idących konsekwencjach. A skoro tak, to jakie należy podjąć działania usprawniające proces tej transformacji, by zachować kształtowaną latami kulturę organizacyjną, innowacyjność, zaangażowanie i lojalność pracowników?

Wiele organizacji wciąż ma nadzieję, że pandemia nie będzie w stanie całkowicie zmienić sposobu, w jaki pracowaliśmy przez prawie cztery dekady. Pozostała część zdaje sobie sprawę z tego, że koronawirus nie jest tylko sztucznym wytworem mediów, dlatego zastanawiają się, jak dalekosiężne i znaczące implikacje pociągnie za sobą COVID-19.  Na tę chwilę możemy stwierdzić, że pandemia zmienia niemalże wszystko, w tym nasze zawodowe funkcjonowanie. Jednak pytanie, jak bardzo przyszłość będzie się różnić od dotychczasowej pozostaje jeszcze bez klarownej odpowiedzi. Niemniej już teraz możemy testować różne rozwiązania, spośród, których model pracy mieszanej tzw. hybrydowej wydaje się optymalny i najbardziej prawdopodobny.

Model hybrydowy – wyzwanie dla organizacji oraz pracowników

Ważnym jest, aby wziąć pod uwagę, że zarówno w przypadku pracy z domu, jak i pracy w biurze nie istnieje jedno uniwersalne rozwiązanie, które zagwarantuje efektywność funkcjonowania każdej organizacji. Tylko wyważone połączenie obydwu tych czynników może realnie przyczynić się do wdrożenia nowej formy pracy. W wielu dyskusjach główny nacisk kładzie się na to, gdzie właściwie praca powinna być wykonana. Być może to właściwy moment, by uwolnić się od archaicznego sposobu myślenia o pracy i zacząć przyglądać się raczej temu, jak jest ona wykonywana, przez kogo i jak wpływa na efektywność oraz samopoczucie pracowników.

„Te dwa obszary czyli efektywność i samopoczucie są ze sobą bezpośrednio związane. Nie będzie efektywności bez ogólnego dobrostanu pracownika i odwrotnie. Praca w modelu hybrydowym bazuje na dwóch formach aktywności zarówno zdalnej, jak i w biurze. Zatem przy dobrej organizacji pracy, pracownik może czerpać z obydwu tych form, to co dla jego funkcjonowania jest najlepsze i co korzystnie wpływa na jego dobrostan.” - mówi Agnieszka Reznar, Psycholog, Poradnia KuLepszemu

share share share

Z tego względu organizacje w pierwszej kolejności powinny starannie zdefiniować i/lub przedefiniować swoje procesy, kulturę i cele, a następnie w oparciu o te ustalenia dążyć do osiągnięcia trwałej i praktycznej równowagi pomiędzy pracą w domu i pracą w biurze. To także dobry moment na to, by zaufać swoim pracownikom i pozwolić im na wypracowanie własnego rytmu.

„Duża elastyczność i możliwość samodzielnego planowania czasu, w którym pracownik wykona powierzone przez pracodawcę zadania, to duży plus. Spotkania z zespołem w trybie pracy w biurze i tym samym realizowanie podstawowych potrzeb społecznych, w tym budowania i utrzymywania relacji, to również niebagatelna wartość. Są również zagrożenia takiego typu pracy np. w postaci konieczności wypracowania samodyscypliny w wykonywaniu zadań. Jedni nabędą tę umiejętność szybciej, innym zabierze to więcej czasu, przez co w początkowym okresie mogą czuć się trochę zagubieni. Natomiast, korzystając z własnych zasobów jesteśmy w stanie z powodzeniem się tego nauczyć.”- dodaje Agnieszka Reznar, Psycholog, Poradnia KuLepszemu

share share share

Nieważne skąd – ważne, że razem

Rodzaj wykonywanej pracy, osobiste preferencje i fizyczne udogodnienia są ważnymi czynnikami, które wpływają na ostateczny wybór modelu świadczenia pracy w nowej rzeczywistości. Podobnie jak wcześniej kluczowy staje się styl zarządzania organizacją oraz poszczególnymi zespołami. Jeden menedżer może skłaniać się ku temu, aby jego zespół wrócił do biura tak szybko, jak to możliwe, a inny może uznać pracę z domu za standardowy element jego nowego stylu zarządzania. Odpowiedź na pytanie „Gdzie najlepiej pracować?” nie jest jednoznaczna. Organizacje często ograniczają się do wyłącznie dwóch wzajemnie wykluczających się opcji: albo fizycznej obecności w biurze, albo pracy się z domu. Eksperci CBRE widzą nowy model pracy nieco inaczej; postrzegają wspólną pracę z domu lub w biurze jako strategiczny wybór najlepiej odpowiadający obecnym potrzebom. Najlepszy z możliwych scenariuszy zakłada, że doprowadzimy do zaistnienia synergii, w ramach której pracownicy wraz z menedżerem wspólnie ustalają zadania i cele, decydują, kto wykonuje poszczególne aktywności, w jakim miejscu i z jakiego powodu – dokładnie w takiej kolejności.

Piramida 5 poziomów dojrzałości, czyli efektywna praca zdalna 

Dzisiaj stwierdzenie „praca zdalna” ma dwa znaczenia. Nie chodzi tylko o geograficzną odległość od biura, co sugeruje, że „prawdziwa” praca jest wykonywana tylko tam. Chodzi również o dystans emocjonalny i psychologiczny. Jest to odległość od tego, co jest – przynajmniej zgodnie z przeważającym poglądem – istotą pracy: osiągnięcie czegoś wspólnie w miejscu zaangażowania, w ten sposób umożliwiając organizacji, jej klientom i interesariuszom rozwój. Obecnie ideał ten wydaje się być niezwykle odległy. Pomimo przydatnych narzędzi takich jak: telefony, poczta elektroniczna, komunikatory i wideokonferencje, praca zdalna jest często postrzegana – mówiąc brutalnie – jako „zdalna zabawa w biuro”. W efekcie kluczowe projekty, które wymagają intensywnej współpracy, są realizowane na minimalnym poziomie lub nawet odkładane na czas „po koronawirusie”. Tak jednak nie musi być. Już teraz warto sprawdzić, na którym poziomie jest nasza organizacja.

 

Źródło: Matt Mullenweg, Automattic

 

Matt Mullenweg (ur. w 1984 roku), amerykański przedsiębiorca zarządzający zdalną organizacją, udowodnił na przykładzie swojej wartej miliardy dolarów firmy Automattic, że współpraca zdalna to znacznie więcej niż poczta elektroniczna, komputery, aplikacje i zoom. Założyciel WordPress zatrudnia blisko 1200 pracowników we wszystkich zakątkach świata (dane na maj 2020 r.). Co ważne, nie pracują oni w fizycznych biurach – i to nie dlatego, że zmusił ich do tego koronawirus, lub dlatego, że jego ludzie umiejętniej przeprowadzają wideokonferencje. Nie. To była celowa decyzja. Udało mu się połączyć ludzi, zaangażować ich i zbudować relacje pomiędzy pracownikami na odległość poprzez stworzenie pięciu kategorii pracy zdalnej – i rozwijać się w tych ramach. Może nigdy nie osiągnie poziomu Nirwany, ale na poziomie 4 radzi sobie znacznie lepiej niż większość organizacji, które najczęściej utykają na poziomie 2.

Hybrid office a “duch zespołu”

W pracy zdalnej czy hybrydowej nie chodzi o to, by pracować w domu na poziomie podstawowym. Ważnym jest, aby możliwie wcześnie zbadać, w jaki sposób działa nowy model, jakie daje efekty oraz jak można rozwijać to podejście. Wielu organizacjom trudno jest przejść od wyboru „albo/lub” w kierunku zrównoważonej symbiozy pomiędzy pracą zdalną i pracą w biurze. Ryzyko jest jednak duże: jeśli nie zdecydują się one na zrobienie kroku, potencjalne szkody mogą okazać się naprawdę spore. Chodzi tu m.in. o zahamowanie innowacji i stopniową erozję najważniejszego zasobu organizacji – kapitału społecznego.

Natomiast z punktu widzenia organizacji biuro jest często postrzegane jako niezbędny nakład inwestycyjny: bogaty design, nowoczesny sprzęt oraz rozległa powierzchnia. Eksperci CBRE są zdania, że wartość biura jest reprezentowana przez to, co dzieje się w jego wnętrzu – kto w nim pracuje i w jaki sposób. Wewnętrzna motywacja pracowników, aby codziennie przyjść do biura ma mniej wspólnego z wynikami i celami niż pragnienie przynależności i bycia częścią większej całości. Dla pracowników ważne jest realizowanie projektów, wymyślanie wspólnych idei, budowanie i utrzymywanie sieci kontaktów, rozwijanie kariery oraz zdobywanie zaufania na polu zawodowym oraz wzajemne wspieranie się.

W dłuższej perspektywie suma potrzeb i oczekiwań reprezentowanych przez kapitał społeczny jest znacznie cenniejsza niż samo biuro. Powstaje pytanie, jak w takim razie w modelu hybrid officie budować zespół i poczucie wspólnoty? Psycholog Agnieszka Reznar twierdzi:

„Bardzo ważny dla utrzymania tzw. „ducha zespołu” jest kontakt pracowników ze sobą i nie chodzi tu o kontakt jedynie służbowy. Interakcje i wymiana informacji - czasem nawet nie związanych z pracą, tzw. luźna rozmowa - zbliżają ludzi do siebie. Poznajemy się nie tylko jako pracownicy, wykonujący określone zadania ale również jako ludzie, którzy mają też życie poza pracą, swoje pasje i zainteresowania. Budując i podtrzymując relacje, stajemy się sobie nawzajem bliżsi, co w pozytywny sposób wpływa na nasze zachowania względem siebie np. zwiększając poziom współpracy. W trybie hybrid office podtrzymywać relacje i budować tożsamość grupową można chociażby poprzez wspólne, codzienne spotkania przy kawie w trybie online. Przekłada się to na efekty późniejszej pracy i zadowolenie pracowników.”

share share share

Biuro do tej pory było miejscem, gdzie kapitał ludzki był utrzymany i rozwijany. Pracownicy spotykali się w nim fizycznie, aby dyskutować, wymieniać innowacyjne pomysły, zażegnywać kryzysy, okazywać wzajemne zainteresowanie, opowiadać historie oraz konfrontować i praktykować wspólne wartości. Funkcja biura przeszła pewną transformację, gdzie część powyższych zachowań przenieśliśmy do świata cyfrowego, jednak nadal z zachowaniem reżimu, możemy je praktykować w tzw. realu. To wydaje się wręcz niezbędne do podtrzymania relacji. Nie warto zatem rezygnować ze zbyt wielu metrów kwadratowych biura ze względu na koszty, Z biegiem czasu prawdopodobnie może to nas kosztować znacznie więcej.

„Niewątpliwą zaletą modelu Hybrid office – w zestawieniu z pracą tylko online- jest to, że zapobiega poczuciu izolacji pracownikom wykonującym pracę zdalną, dzięki możliwości obcowania z innymi pracownikami bezpośrednio, w biurze. To bardzo ważny aspekt społeczny, który ma niebagatelne znaczenie dla naszego zdrowia psychicznego, samopoczucia. Możemy zatem wnioskować, że całkiem duża grupa osób będzie zadowolona i z chęcią kontynuować będzie ten sposób pracy również w przyszłości. Natomiast pomimo, że model pracy hybrid office daje wiele wymiernych korzyści to znajdą się osoby, które będą chciały na stałe wrócić do biura.  Na przykład dlatego bo czują, że lepiej i efektywniej pracują, gdy mają z góry ustalony czas i miejsce pracy, a pilną sprawę są w stanie załatwić komunikując się dwoma zdaniami z koleżanką z biurka obok, zamiast pisząc opasłego maila. Ponadto pamiętać musimy, że starsza część naszego społeczeństwa może nie być tak wyedukowana technologicznie jak młodsze pokolenie. Może to wywoływać frustrację u tych pierwszych. Reasumując, ludzie są różni, zatem jeśli jest to możliwe powinni mieć sposobność dokonania wyboru modelu świadczenia pracy.” podsumowuje Agnieszka Reznar, Psycholog

A co na ten temat sądzą pracownicy?

Przykładowo według firmy Gartner 75% amerykańskich dyrektorów finansowych postrzega pandemię koronawirusa jako idealną okazję do oficjalnego umożliwienia pracownikom pracy z domu, a tym samym zaoszczędzenia miejsca i – co za tym idzie – kosztów. Wydaje się to zrozumiałe w obliczu nadchodzącej recesji i biur, które w dużej mierze pozostają obecnie puste. Pytanie brzmi, jak ci pracownicy odnajdują się pracując z domu. Wyniki wielu przeprowadzonych badań wskazują, że są oni raczej zadowoleni. Powody ich względnego ukontentowania wydają się oczywiste: brak dojazdów, praktyczne wsparcie technologiczne, bardziej produktywne dni robocze i poczucie elastyczności. Ponadto brak korków na drogach na co dzień to oczywiście też korzyść dla środowiska naturalnego.

Wymierne korzyści modelu hybrid office czy zbiór wad?

Eksperci CBRE zdają sobie sprawę z tego, że praca z domu rzeczywiście ma wiele niewątpliwych zalet. Jednakże z tych samych badań wyłania się jeszcze jedna informacja: nawet jeśli dwie trzecie pracowników jest zadowolonych, logicznym wnioskiem jest to, że jedna trzecia jest mniej niż zadowolona, a nawet niezadowolona. To z pewnością rodzi pytania, jeśli nie obawy. Mamy do czynienia z uśrednionymi wynikami, a przecież nie istnieje ktoś taki jak „przeciętny pracownik”. Gdy koncentrujemy się na jednostce, to uwzględniamy też jej osobiste samopoczucie – a nie dużej, anonimowej grupy.

Moment przeprowadzenia badań oraz stosunkowo krótki czas „testu” pracy zdalnej nie dają nam jeszcze pełnego obrazu. Kilka miesięcy może wydawać się długim okresem, jednak w przypadku tak rewolucyjnych zmian jest on zdecydowanie za krótki, by wyciągać długofalowe wnioski. Ponadto praca zdalna na pełen etat może generować zagrożenia w postaci m.in. dłuższych godzin pracy, zaburzeń równowagi pomiędzy życiem zawodowym i prywatnym oraz stresu.

„Tak” dla pracy asynchronicznej

Z punktu widzenia CBRE postrzeganie pracy i sposobu jej organizacji w nowy sposób jest kierunkiem, który musimy obrać już teraz. Binarny wybór pomiędzy pracą w domu, a pracą w biurze stracił już na aktualności. Zamiast tego powinien być traktowany jako wybór pomiędzy wieloma symbiotycznymi opcjami.

Organizacje poszukujące hybrydowych rozwiązań szybko znajdą odpowiedź w postaci asynchronicznej i rozproszonej współpracy. Kto pracuje, kiedy i gdzie nie ma obecnie znaczenia. Chodzi o to, żeby wszyscy pracownicy wiedzieli, co należy zrobić i kiedy dane zadanie należy wykonać. Pracownicy powinni ustalać, jakie zadania wykonują w biurze, a jakie w domu, omawiając te kwestie między sobą i ze swoimi przełożonymi. Dzięki fizycznej obecności biura pracodawcy mogą z łatwością utrzymać swój kapitał społeczny. Biuro ułatwia bowiem załatwianie i wykonywanie tych spraw i zadań, które wymagają jednoczesnej i fizycznej obecności kilku pracowników realizujących dany projekt.

 

Postrzeganie hybrydowej strategii pracy wydaje się kierunkiem prowadzącym do sukcesu organizacji w erze post-koronawirusowej. Warto jednak pamiętać, że nie istnieje jedno uniwersalne rozwiązanie, które będzie mogła zastosować 1:1 każda organizacja. Środowisko pracy – w domu lub w biurze – to jeden z elementów złożonej układanki, w której skład wchodzą też kontrola kosztów, zgodność z przepisami prawa, szybkość reakcji, elastyczność, produktywność i samopoczucie pracowników. Prawidłowa konfiguracja tych elementów będzie się różnić w zależności od organizacji i właśnie to wymaga ścisłej współpracy między kierownictwem, specjalistami HR i ekspertami ds. powierzchni biurowych.

Ninijeszy artykuł powstał na podstawie raportu “The Oce Reset de invloed van covid-19 op de werkomgeving, CBRE Nederland (klik)

 

Zachęcamy również do posłuchania ciekawego podcastu:

„Praca zdalna – z dala od biura, szefa i normalności?” (klik) programu InCredibles Sebastiana Kulczyka z udziałem Daniela Bieniasa, MD CBRE Poland oraz Michała Kramarza z Google for Startups.

 

 

Wypowiadali się:

Agnieszka Reznar

Psycholog

Psycholog, psychoterapeuta, dyplomowany coach kariery i doradca zawodowy. Trener International Trainers and Facilitators Federation, członek Polskiego Towarzystwa Terapii Poznawczo-Behawioralnej. Doświadczenie związane z pracą z zespołami zdobyła piastując kierownicze stanowiska w firmach oraz prowadząc szkolenia m.in. z umiejętności motywowania zespołu oraz efektywnej komunikacji. Obecnie pracuje i zarządza założoną przez siebie Poradnią Zdrowia Psychicznego KuLepszemu w Warszawie.

Zobacz ostatnie wypowiedzi naszego eksperta:

Hybrid office – pracuj skąd chcesz! Czy nowy trend oznacza zmniejszenie roli biura?
Czytaj więcej z kategorii Organizacja:

Czy biurowa rzeczywistość po COVID-19 oznacza pracę zdalną lub w przestrzeniach coworkingowych?

Zmieniająca się rzeczywistość i niepewność wymuszają na nas elastyczność oraz umiejętność szybkiego dopasowania się do nowych warunków. Cechy te dotyczą również firm i podejmowanych przez nie decyzji. Głównie tych kluczowych - np. formatu biur i modelu pracy. Czy obecne zmiany mogą oznaczać zmierzch długoterminowych umów najmu przestrzeni biurowych oraz pracę zdalną?

Najczęściej czytany

Logistyka. Czarny koń w wyścigu o klienta e-commerce

Handel online to już nie tylko rywalizacja na cenę. To również wyścig z czasem. A nie ma w tym wyścigu lepszego argumentu, niż sprawnie i wydajnie działający proces logistyczny. Z reguły niedoceniany, przeważnie niewidoczny, ale często decydujący o tym czy klient sklepu internetowego będzie zadowolony z zakupów. I czy wróci zrobić kolejne.