search-bar

Organizacja

Kryzys może być katalizatorem pozytywnej zmiany

Co wpływa na rozwój firmy? Mówi się, że strategia, sposób zarządzania, systemy, procesy, ludzie. Kiedyś, gdy przychodził kryzys, zmieniano strategię. Dziś, ilość, częstotliwość i skala zmian powodują, że musimy podejmować szybkie decyzje w oparciu o coraz mniejszą liczbę danych. Zmiana strategii już nie wystarczy. Co jest rozwiązaniem? Zarządzanie kulturą organizacji, tak by stała się kulturą wysokich rezultatów, a nawet kulturą zwyciężania. Jak przygotować się do transformacji i dlaczego warto nią objąć systemy, strukturę, strategię, style zarządzania, kompetencje ludzi i klimat organizacji? Rozmawiamy z Małgorzatą Niewińską, Head of Change Management w CBRE Polska.

Jeśli nie zarządzimy kulturą, to kultura zarządzi nami – podkreśla Małgorzata Niewińska. Dla niej kultura wysokich rezultatów przenika wszystkie obszary organizacji, a zmiana sposobu myślenia ludzi jest zmianą największego kalibru. Dziś profesjonalne doradztwo nieruchomościowe to patrzenie na klienta nie tylko przez pryzmat jego nieruchomości, ale przede wszystkim całej organizacji. To zadanie sobie pytania w jaki sposób organizacja może zbudować unikalną pozycję na rynku przy pomocy dwóch największych zasobów: nieruchomości i ludzi. To kompleksowe doradztwo w tym zakresie, które nie kończy się tylko na rekomendacjach, ale dotyczy również implementacji i wsparcia w całym procesie zmian.

Firmy, które zarządzają kulturą organizacyjną w sposób świadomy i długofalowy – odnotowują wzrosty. Nie są podatne na zmieniającą się rzeczywistość i wahania koniunktury w takim stopniu, w jakim firmy, które działają w oparciu o tradycyjne metody zarządzania. Dlaczego zatem współcześni liderzy nie budują elastycznych organizacji? Dlaczego nie zarządzają kulturą organizacyjną? Bo nie potrafią.

question
Agnieszka Żelazko

Jeszcze niedawno firmy z dumą mówiły o elastycznych biurach. Dziś coraz częściej odnosi się elastyczność do całej organizacji. Dlaczego?

question
Małgorzata Niewińska

Elastyczne podejście można odnieść do każdego aspektu i obszaru funkcjonowania organizacji. Elastyczność jest w strukturach, procesach oraz systemach. Elastyczność jest jednym ze sposobów podchodzenia do strategii. Wreszcie - elastyczność jest w ludziach. W tym w jaki sposób myślą, dlaczego tak myślą, jakie mają doświadczenia, w jaki sposób zarządzają. Elastyczność jest nam w dzisiejszych czasach bardzo potrzebna. Dlaczego? Ponieważ otoczenie zmienia się z dnia na dzień. Musimy podejmować szybkie decyzje w oparciu o coraz mniejszą liczbę danych. Musimy reagować na zmiany rynkowe, wychodzić przed szereg, a nie tylko płynąć z prądem. Elastyczne biuro to trend, który pojawił się w Polsce stosunkowo niedawno. Większość firm miała wrażenie, że za pomocą elastycznego biura uelastyczni ludzi i całą organizację. To mit. Pamiętajmy, że zmiana biura jest zmianą operacyjną, a zmiana sposobu myślenia ludzi (a co za tym idzie całej organizacji) jest zmianą transformacyjną, czyli strategiczną. W CBRE nie patrzymy na klienta tylko przez pryzmat nieruchomości. Analizujemy w jaki sposób organizacja może zbudować – przy pomocy dwóch największych zasobów jakie posiada, czyli nieruchomości i ludzi – unikalną pozycję na rynku. Widzimy, że nowoczesne doradztwo nieruchomościowe nie może być fragmentaryczne. Powinno być kompleksowe, a jednym z największych wyzwań jest to, by zarówno ludzie, jak i zasoby materialne danej firmy pracowały na korzyść całej organizacji. Zmiana biura to tylko fragment tego doradztwa. Chcemy iść dalej. Chcemy pomagać organizacjom w długofalowych zmianach, chcemy stawiać na elastyczność, która wpływa na rozwój całej organizacji.

Zewsząd słychać, że elastyczne biuro uszczęśliwia i motywuje pracowników. Czy to nie wystarczy?

Elastyczne biuro to jeden z elementów elastycznej organizacji. Aż tyle lub tylko tyle. Wiele firm sądzi, że elastyczne biuro rozwiąże ich problemy, będzie synonimem magicznej różdżki. Organizacje inwestują duże środki, by ludziom dobrze się pracowało. I to ma znaczenie. Rzecz w tym, że chociaż jest to warunek konieczny, to niewystarczający aby móc mówić o elastycznej organizacji. Jeśli przyjrzymy się teoriom motywacyjnym Herzberga, to zrozumiemy, że infrastruktura fizyczna nie powoduje, że jesteśmy zmotywowani do pracy. Ona powoduje, że nie jesteśmy zdemotywowani. Innymi słowy – gdy firma nie zapewnia infrastruktury fizycznej na odpowiednim poziomie to jesteśmy zdemotywowani: jest nam zimno, gorąco, mamy niewygodne krzesło, nie mamy dostępu do światła albo komputera. Tymczasem jeśli otrzymamy to wszystko, to nie będzie to wpływać znacząco na dodatkową motywację, będziemy po prostu zadowoleni. Aby ludzi zmotywować, trzeba uruchomić inne mechanizmy. Trzeba postawić na zbudowanie elastycznej kultury organizacyjnej, zwanej inaczej kulturą rozwoju lub kulturą zwyciężania. Należy zrozumieć, że sposób myślenia, działania, czy też odczucia ludzi tworzą kulturę organizacji. Trzeba zadbać o to, by w zmieniającym się otoczeniu, zbudować trwałą kulturę rozwoju, a nie funkcjonować tylko w oparciu o programy naprawcze. Nie wystarczy „zasilać” ludzi zewnętrznymi źródłami zasilania i mobilizować ich metodą kija i marchewki, ponieważ jeśli odłączymy zewnętrzne źródło zasilania, to przestaną mieć energię do działania. Najważniejszym zadaniem organizacji i współczesnego lidera jest stworzenie takiego eskosystemu, w którym ludzie będą mieć pobudzone wewnętrzne źródła zasilania. Oznacza to, że niezależnie od tego, czy ich obserwujemy, niezależnie od tego czy mamy kij i marchewkę, pracownicy będą mieć swoje wewnętrzne motywatory, które pozwolą im działać w taki sposób, w jaki organizacja chce żeby działali.

Co można wygrać stawiając na taki sposób funkcjonowania?

Budowanie elastycznej kultury to proces, który najczęściej ingeruje w różne obszary organizacji: systemy, struktury, strategię, style zarządzania, kompetencje ludzi czy klimat organizacji. To jednak zmiany, które mogą przynieść dużo dobrego. Pamiętajmy, że dzisiejsze organizacje funkcjonują w szybko zmieniającym się otoczeniu, w którym traktowanie niektórych zjawisk w sposób schematyczny może być pułapką. Najczęściej katalizatorem zmian jest kryzys. To on powoduje, że zapala nam się czerwona lampka: musimy się zmienić, musimy zmienić sposób działania. W takich przypadkach najczęściej zmienia się strategię, ale za rok, dwa, okazuje się, że to nie działa. Tymczasem elastyczne organizacje wygrywają. Z badań i doświadczeń rynkowych wynika, że organizacje, które działają w oparciu o winning culture, czyli kulturę zwyciężania, nie są podatne na wahania koniunktury w takim stopniu, w jakim organizacje, które działają w oparciu o tradycyjne metody zarządzania. Co rozumiem pod pojęciem tradycyjne metody? Takie, w których kultura jest ostatnią rzeczą za którą należy się brać. Takie, w których zmiany zaczynamy od strategii, struktur, systemów, procesów, a ludzie muszą się dostosować.

Może pokutuje przekonanie, że kulturą organizacyjną nie da się zarządzać?

To kolejny mit. Wielu menedżerów twierdzi, że kulturą organizacyjną nie da się zarządzać, ponieważ jest materią miękką, nienamacalną, niezarządzalną. Tymczasem kulturą organizacyjną można zarządzać w reżimie projektowym, tylko trzeba wiedzieć jak. Co więcej – jeśli nie zarządzimy kulturą, to kultura zarządzi nami. Bain & Company przeprowadziło badanie wśród liderów, w którym zapytano ich co jest najważniejsze w organizacji. Aż 96 proc. odpowiedziało, że kultura organizacyjna, a 4 proc. że strategia. Następnie zapytano na co poświęcają najwięcej czasu w organizacji. Tylko 26 proc. potwierdziło, że kulturze, natomiast cała reszta odpowiedziała, że skupia się na strategii. Mówi się, że kultura jest najważniejsza, ale jest ostatnią rzeczą, za którą się zabieramy, choć powinna być pierwsza. W pewnym sensie podejmujemy świadomą decyzję, że odpuszczamy to, co dla biznesu jest kluczowe. Trzeba jednak pamiętać, że zmiana kultury organizacyjnej, wymaga nie tylko wiedzy i wysiłku, ale również czasu.

Ile czasu potrzeba?

W uproszczeniu można powiedzieć, że zmiana trwa tyle, ile trwa zmiana przekonań ludzi. Warto podkreślić, że zmiana kultury organizacyjnej jest zmianą największego formatu. Dlaczego? Ponieważ możemy zmienić procedurę, strukturę organizacyjną, system informatyczny, czy strategię, możemy wysłać ludzi na szkolenia, ale musimy pamiętać, że wszystko to pływa w tzw. oceanie kulturowym. W tym jak działają ludzie. W jaki sposób myślą i dlaczego tak myślą.

Od czego zatem zacząć? W jaki sposób CBRE może pomóc w zarządzaniu kulturą?

Transformację kulturową należy zacząć od liderów. Trzeba zadać sobie kilka pytań. Czy chcemy działać doraźnie, czy długofalowo? Czy chcemy się zmienić jako organizacja? Co chcemy zmienić? CBRE może pomóc w tych zmianach i to nie tylko na etapie diagnozy, czy planowania, ale również podczas wdrażania. Zanim zabierzemy się za implementację musimy zdiagnozować jaki jest stan elastyczności organizacji w różnych jej obszarach. Mam na myśli systemy, struktury, sposoby tworzenia strategii oraz ludzi. Każdy pracownik powinien uczestniczyć w takim badaniu. W oparciu o wyniki tworzymy rekomendacje co należałoby w organizacji zmienić, czemu się przyjrzeć. Na rekomendacjach się nie kończy. Kolejnym krokiem jest implementacja, wdrażanie. Możemy zoptymalizować procesy nieruchomościowe, ale możemy pójść znacznie dalej: pracować nad mentalnością liderów, ich kompetencjami, pracą zespołów, procesami decyzyjnymi, strukturą. Każdy obszar współgra z elastycznością. W każdym z obszarów może tej elastyczności brakować. Najczęściej elastyczności brakuje jednak w sposobie pracy z ludźmi, w sposobie zarządzania zasobami ludzkimi. Ludzi trzeba umiejętnie motywować. Dać im możliwość rozwijania się, bycia odpowiedzialnym za coś (notabene – odpowiedzialność i świadomość, że pracownicy mają na coś wpływ jest jednym z elementów nowoczesnego zarządzania), bycia częścią tworzenia strategii, posiadania dostępu do maksymalnej ilości informacji, które często są przez organizację utajniane. Trzeba umieć rozpoznać co ludzi inspiruje i wydobyć ich ukryty potencjał. Warto dać ludziom głos, umieć ich słuchać, korzystać z ich wiedzy oraz pomysłów. Przyjąć do wiadomości, że ludzie są najbardziej wartościowymi nośnikami informacji chociażby na temat naszych klientów: ich potrzeb, bolączek, sposobu myślenia. To klucz do sukcesu.

 

W kolejnej części cyklu zapraszamy na wywiad dotyczący „Roli ludzi w elastycznej organizacji”. W tekście poruszymy tematy takie jak: elastyczna organizacja, elastyczność a zasoby ludzkie, motywowanie pracowników, zewnętrzne i wewnętrzne źródła zasilania, współcześni liderzy, lidership, błędy popełniane przez organizacje i liderów.

Komentarze Facebook
Czytaj więcej z kategorii Organizacja:

Ruszyła II. edycja konkursu OFFICE SUPERSTAR

Aranżacja miejsca pracy ma znaczenie, co przyznaje aż 90% pracowników biurowych przebadanych przez Leesman Index. Co więcej, oczekiwania względem funkcjonalności przestrzeni biurowych stale rosną. Biuro już teraz nie może być wyłącznie surowym środowiskiem pracy ograniczonym do biurka, krzesła i komputera. Normą stają się strefy wypoczynku, zielone przestrzenie, mini-siłownie czy sale pobudzające kreatywność. I właśnie takich komfortowych przestrzeni poszukuje CBRE w swoim konkursie OFFICE SUPERSTAR 2018.

Najczęściej czytany

PropTech w biurze. Oszczędności i komfort pracy w jednym

Biometryka, big data, sztuczna inteligencja i Internet rzeczy. Nowoczesne technologie odważnie wkraczają do biur na całym świecie. W ubiegłym roku szacunkowa wartość tego rynku sięgnęła prawie 3 miliardów dolarów. A rozwiązania już dawno przestały służyć tylko ograniczaniu kosztów funkcjonowania.