Z badania „The Workforce View in Europe 2018” wynika, że polscy pracownicy są jednymi z najbardziej zestresowanych w Europie. Do czynników, które są stresogenne należą m.in. nieprzewidywalne sytuacje, które zdarzają się w codziennej pracy, zbyt małe zasoby, zbyt duże wymagania, ciągły pośpiech. Pracowników stresuje również fakt, że wynagrodzenia są wypłacane w niewłaściwej wysokości (23 proc.) lub trafiają na ich konto nieregularnie
(17 proc.). Przemęczeni i sfrustrowani starają się wypracować plan, który pomoże im w zachowaniu „work life balance” lecz z sondażu CBRE wynika, że blisko 80 proc. z nich, swoje starania o wypracowanie równowagi między życiem prywatnym, a zawodowym – również uważa za stresujące.
Czy stół do ping-ponga wystarczy?
W tym samym czasie pracodawcy zaczynają zdawać sobie sprawę, że szczęśliwy i zdrowy pracownik jest bardziej efektywny i kreatywny. Dostrzegają również, że zarówno rotacja jak i zwolnienia lekarskie nie wpływają korzystnie na wyniki całej organizacji (z danych GUS wynika, że tylko w 2017 roku Polacy spędzili na zwolnieniach 229 mld dni, a drugą z najważniejszych przyczyn ich nieobecności był właśnie stres). W odpowiedzi firmy chcą wprowadzić plan naprawczy, a jednym z pierwszych kroków ma być zmiana biura.
Często działają jednak fragmentarycznie, a nie strategicznie. Zamiast zainwestować w przestrzeń biurową dopasowaną do kultury organizacyjnej i potrzeb pracowników, zmieniają tylko jej poszczególne elementy: organizują mini-siłownie, stawiają stół do ping-ponga, czy konsolę do gier. Tymczasem przestrzeń biurowa powinna być częścią większej całości. Najpierw warto określić cele, które ma spełniać.
- Zanim zaczniemy proces tworzenia przestrzeni biurowej musimy zadać sobie pytanie o funkcję - przestrzeń powinna nie tylko piękna i designerska, ale przede wszystkim dobrze rozwiązana funkcjonalnie. Często widzę piękne biura, które są przeprojektowane. Sztuką jest zaprojektować biuro użyteczne, uniwersalne i „niestarzejące” się. Takie, które będzie nam służyć nie tylko tu i teraz, ale również za 5 czy 10 lat – mówi Iwona Pasik, szefowa działu doradztwa i aranżacji wnętrz biurowych w CBRE.
Funkcjonalność na pierwszym miejscu
Przestrzeń biurowa powinna być zaprojektowana w taki sposób, by ułatwiać codzienną pracę i odpowiadać na potrzeby użytkowników. Problem w tym, że każda organizacja ma inne potrzeby, a każdy dział, czy departament – inną specyfikę pracy. Dzisiejsze biura są coraz bardziej elastyczne i różnorodne, a to oznacza, że różne strefy umożliwiają zarówno pracę w ciszy oraz skupieniu, jak i spotkania w grupie, warsztaty, dyskusje, wymianę opinii, czy po prostu integrację. Warto jednak pamiętać, by każda z tych przestrzeni była dopasowana nie tylko do charakteru organizacji, ale również do specyfiki codziennej pracy poszczególnych osób. – Na pierwszym miejscu, powinna być zatem funkcja, a dopiero później szereg rozwiązań, które mieszczą się w pojęciu „design” – przekonuje Iwona Pasik z CBRE.
Angażowanie pracowników
Na końcowym etapie projektowania biura, pracownicy są często angażowani w proces i zachęcani do wyboru tapety w kuchni, koloru ścian lub nazw dla salek konferencyjnych. Iwona Pasik z CBRE przekonuje jednak, że zaangażowanie pracowników jest kluczowe, lecz przede wszystkim na początkowym etapie prac. – Słowo pracownika jest bardzo ważne, jeśli chodzi o funkcję. Biuro jest projektowane przecież dla niego, dlatego tak ważne jest słuchanie czego on potrzebuje. Większego biurka? Większej szafy? A może całego systemu do przechowywania dokumentów? Czy brakuje mu w biurze zieleni? Czy woli więcej światła? Zdarza się, że proces tworzenia jest ograniczony czasem, ale warto go poświęcić na rozmowy i analizę potrzeb. Pamiętajmy również, że każdy pracownik ma z reguły wymagania subiektywne, a nie obiektywne, trzeba je więc zobiektywizować – podsumowuje Iwona Pasik.
Zapraszamy do lektury innych artykułów dotyczących projektowania biura:
