search-bar

Organizacja

Przepis na biuro idealne to połączenie kreatywności, ale również rozsądku

Dzisiejsze projekty biur wzbudzają zachwyt, a samo tworzenie przestrzeni biurowej stało się złożonym procesem, w który angażują się specjaliści z różnych dziedzin. Firmy stawiają na coraz bardziej wysublimowany design biura, projektują przestrzenie do wypoczynku, dbają o zdrowie pracowników budując siłownie, baseny, a nawet biurowe „dżungle” pełne tropikalnych roślin. W tworzeniu idealnego biura najważniejsza jest jednak użyteczność – przekonuje Igor Czmyr, szef działu Strategii Środowiska Pracy w CBRE. Idealne biuro musi być dopasowane do potrzeb użytkowników.

question
Agnieszka Żelazko

Aż 90 proc. pracowników uważa, że design biura jest ważnym argumentem przy wyborze miejsca pracy. Firmy zaczynają inwestować w piękne i świetnie zaprojektowane biura. Jaki jest przepis na biuro idealne?

question
Igor Czmyr

Z badań wynika, że przyjazne otoczenie potrafi poprawić efektywność pracy aż o 12,5 proc., ale źle dopasowane może ją zredukować nawet o 17 proc. Każda firma powinna mieć zatem swój przepis na własne biuro „idealne”. Dlaczego? Ponieważ przestrzeń biurowa powinna być ściśle związana ze specyfiką działalności firmy, jej kulturą organizacyjną oraz potrzebami użytkowników. W wielu przypadkach nakłady na wykończenie biura są podyktowane kreatywnością. To nic złego. Musimy jednak pamiętać, że przestrzeń biurowa wciąż pozostaje przestrzenią biurową. To miejsce, do którego przychodzimy, by pozyskiwać informacje, dzielić się nimi, współpracować, zapraszać Klientów. Kafeterie, restauracje, pokoje do drzemek, siłownie, huśtawki, palmy, rowery, to wszystko ma sens, jeśli najpierw zapytamy o cel, a później znajdziemy uzasadnienie dla konkretnych rozwiązań. Jeżeli specyfika i kultura danej organizacji wymaga zaprojektowania pokoju gier planszowych, siłowni, czy pokoju hotelowego, gdzie mogą przenocować przedstawiciele firmy, którzy przylatują na spotkania z innych kontynentów, to świetnie. Warto jednak pamiętać, by przy wybieraniu konkretnych rozwiązań kierować się zdrowym rozsądkiem.

Kiedyś firmy nie przywiązywały takiej wagi do przestrzeni biurowej. Co się zmieniło?

Czasy się zmieniły. Coraz więcej firm zwraca uwagę na wellbeing swoich pracowników: dba o ich komfort psychiczny, dobre samopoczucie, zdrowie, odpoczynek. Takie działania prowadzą do większej kreatywności, efektywności, koncentracji, czy wydajności, a to z kolei przekłada się na konkretny zysk dla firmy. Bardzo duże znaczenie ma elastyczność, którą można zaobserwować zarówno w kontekście sposobu pracy, ale również miejsca pracy. Z badań wynika, że w 2020 roku aż 45 proc. pracowników będzie pracowało poza „sztywną” powierzchnią biurową: w domu, kawiarni, na lotnisku, w pociągu, w biurach klientów. Zmiany, które zachodzą w podejściu do projektowania przestrzeni biurowej dotyczą nie tylko zwracania coraz większej uwagi na potrzeby użytkowników oraz stawiania ich potrzeb w centrum zainteresowania, ale również uelastyczniania powierzchni biurowych. Co to oznacza w praktyce? Gdy zaczynałem pracę jako architekt (w 1994 roku) projektowaliśmy przestrzenie biurowe od 1000 do prawie 5000 m kw. na podstawie wytycznych od klienta. Były to projekty bazujące w większości przypadków na zasadach open space. Dziś, abstrahując od specyfiki działalności firmy, jej struktury, kultury organizacyjnej, kultury pracy, czy etosu – projektujemy taką ilość różnorodnych przestrzeni do pracy na powierzchni biurowej, która będzie pasowała do potrzeb wszystkich użytkowników oraz wszystkich czynników, które mają wpływ na to, czy biuro jest atrakcyjne lub nie. Sam projekt wnętrza jest zatem tylko pochodną procesów, które konsultanci środowiska pracy powinni brać po uwagę wydając wytyczne dla architektów i projektantów.

 

O jakich czynnikach mowa?

Jest ich kilka. Pierwszy z nich to pewnego rodzaju „bigger picture”. Oprócz samej powierzchni biurowej firmy zwracają uwagę na zewnętrzne bliższe i dalsze otoczenie budynku czy kompleksu biurowego. Dobrze położone biuro mieści się przy węzłach komunikacyjnych, w sąsiedztwie stacji metra, przystanków. Ważna jest również infrastruktura rekreacyjna oraz szereg udogodnień, które pomagają zadbać o codzienne potrzeby. Mam na myśli chociażby restauracje, bary, przedszkola, placówki bankowe, pralnie czy apteki. Równie ważna jest oferta spędzenia czasu po pracy, czyli obiekty, które gwarantują możliwość spędzenia wolnego czasu: siłownie, baseny, kina, czy centra handlowe. Kolejny czynnik to nowoczesne technologie. O technologiach mówimy oczywiście w dwóch aspektach. Pierwszy – gdy to dana firma inwestuje w technologie wspomagające pracę, komunikację, procesy. Drugi – gdy developerzy inwestują w technologie lokalizacyjne i budynkowe. Dzięki nowym aplikacjom i oprogramowaniu możemy sterować ogrzewaniem, oświetleniem, wentylacją, klimatyzacją, miejscami na parkingu, albo rezerwować salki konferencyjne. Kolejny czynnik to elastyczność. W jak najszerszym pojęciu, abstrahując od sposobu myślenia, stylu pracy, zachowań, aż do bardziej wąskiego aspektu – elastycznych i transformowalnych powierzchni. Biuro elastyczne pozwala na stworzenie w przestrzeni biurowej różnorodnych stref pracy.

 

Ostatni z czynników to wspomniane już wcześniej, kompleksowe podejście do pracowników nazywane wellness.

O wellness możemy mówić zarówno w aspekcie mentalnym, jak i fizycznym. Po pierwsze pracodawca może zadbać o wyeliminowanie stresu, zdrowe odżywianie, czy ogólny stan zdrowia swojego pracownika. Po drugie, zwłaszcza w aspekcie fizycznym może zachęcać pracowników do ruchu, zapewnić im przestrzeń do ćwiczeń, zorganizować zajęcia jogi, ustawić rowery na powierzchni biurowej, ale też zadbać o postawę w trakcie pracy, zakupić podnoszone biurka, wygodne krzesła, duże monitory. Pracownicy powinni mieć możliwość pracy z różnych przestrzeni: kawiarenek, czy focus roomów.

 

Patrząc na te wszystkie czynniki wydaje się, że zaprojektowanie idealnego biura jest bardzo skomplikowane. Kiedyś biuro projektował architekt, dziś mówi się, że potrzeba całego sztabu ludzi. Kto powinien być zaangażowany w tworzenie przestrzeni biurowej?

W miarę upływu lat dochodzę do wniosku, że stworzenie przestrzeni biurowej jest na tyle złożonym procesem, że nie wystarczy już udział samych architektów, firm meblowych, agencji, managerów zmiany, czy konsultantów środowiska pracy. Jeżeli mamy za zadanie wykreować powierzchnię biurową, to warto na jak najwcześniejszym etapie rozmów z klientem stworzyć zespół projektowy, w którym skumulują się wszystkie te profesje, umiejętności i wiedza. Według mnie prawdziwy konsultant czy doradca do kreowania czy też stworzenia przestrzeni biurowej – to „człowiek orkiestra”. Taki „człowiek orkiestra” jest socjologiem, architektem, agentem, kreatorem, doradcą i musi być też dobrym menedżerem, który zarządza całym projektem i zespołem projektowym.  Samo biuro powinno mieć maksymalnie dużą liczbę różnorodnych stref do pracy. Z badań wynika, że w 2020 roku będziemy mieć aż 5 pokoleń, które będą pracować na jednej przestrzeni biurowej. Będą to przedstawiciele m.in. pokolenia, X, Y, Z, oraz osoby starsze, które pamiętają pracę w czasach byłego ustroju politycznego. To będzie wymagało elastyczności, ale również bardzo indywidualnego podejścia, nie tylko w kontekście firmy, ale także do jej poszczególnych pracowników, czy też użytkowników.

 

 

Komentarze Facebook
Czytaj więcej z kategorii Organizacja:

Porozmawiajmy o biznesie, czyli relacja z Gali OFFICE SUPERSTAR

Ponad 140 uczestników z 70 innowacyjnych polskich firm, 17 nagród w konkursie OFFICE SUPERSTAR i tyle samo kategorii, w których rozpatrywano zgłoszenia. Aż 40 przedstawicieli instytucji odbierających statuetki na scenie i 3 wspaniałych prelegentów mówiących nie tylko o innowacyjnych biurach, ale przede wszystkim o biznesie, przywództwie, architekturze, nowych technologiach i zarządzaniu. Tak w skrócie można opisać Galę OFFICE SUPERSTAR, która odbyła się 3 października w warszawskim Multikinie. Zapraszamy na video-relację z wydarzenia.

Najczęściej czytany

PropTech w biurze. Oszczędności i komfort pracy w jednym

Biometryka, big data, sztuczna inteligencja i Internet rzeczy. Nowoczesne technologie odważnie wkraczają do biur na całym świecie. W ubiegłym roku szacunkowa wartość tego rynku sięgnęła prawie 3 miliardów dolarów. A rozwiązania już dawno przestały służyć tylko ograniczaniu kosztów funkcjonowania.