search-bar

Rozwój

Multitasking jest passe. Jak pracować w skupieniu?

Nigdy wcześniej ludzki umysł nie był zmuszony do przetwarzania tak dużej liczby danych, jak ma to miejsce obecnie. Według Global Web Index od 2012 r. czas poświęcany na korzystanie z nośników mobilnych wzrósł o 200 proc. Z kolei Mashable wyliczył, że co minutę na świecie wysyłanych jest 204 miliony maili, a National Center for Biotechnology Information wskazuje, że nasze skrzynki mailowe sprawdzamy 30 razy na godzinę. Powyższe czynniki mogą znacząco wpływać na poziom stresu oraz stać się przyczyną spadku nastroju i obniżenia efektywności w pracy.

Autor tekstu: Aleksandra Malara, Senior Workplace Consultant, CBRE

Realia skłaniają pracodawców do refleksji nad sposobem zagospodarowania przestrzeni biurowej oraz oferowania pracownikom bardziej komfortowych warunków pracy. Wszystko po to, by w dobie niezliczonej ilości bodźców człowiek miał szansę na chwilę zasłużonego odpoczynku.

Jak wynika z raportu CBRE „Wellness. Poznaj biurową przyszłość do 2040 roku granice między pracą a życiem prywatnym zostaną zatarte. A to w naturalny sposób zmieni postrzeganie miejsca pracy. Obecnie 8 na 10 pracowników przyznaje, że oferta firmy, z którą obecnie współpracują będzie czynnikiem decydującym o zatrudnieniu i zatrzymaniu ich przez okres następnych 10 lat. Wniosek jest zatem jeden – biura powinny stać się bardziej sprzyjające pracownikom.

 

Natury nie da się oszukać, jednak można działać na jej korzyść

Jonathan Spira and Joshua Feintuch podają, że każdy pracownik traci średnio 28% swojego czasu pracy z powodu różnego rodzaju dystraktorów i problemów z koncentracją.  Chcąc być bardziej efektywnymi często powtarzamy sobie „pracuj intensywniej”, „bądź bardziej skoncentrowany”. Prawda jednak jest taka, że nieważne jak bardzo będziemy się starać, utrzymanie permanentnego skupienia jest fizycznie niemożliwe. Mózg jest „pożeraczem energii”, a skupienie limitowanym zasobem. Natura, nie chcąc dopuścić do utraty cennej surowca, wyposażyła mózg w fizjologiczny mechanizm kontrolujący poziom aktywności. Stosunkowa łatwość wytrącenia nas ze stanu skupienia ma za zadanie kontrolować cenną energię mózgu. Funkcjonowanie tego organu jest cykliczne i kompatybilne z rytmem utraty energii oraz regeneracji. W sytuacjach, kiedy chcemy „oszukać” naturę i usiłujemy pozostać w skupieniu dłużej niż pozwala na to fizjologia, nie potrafimy efektywnie się uczyć, gorzej zapamiętujemy, popełniamy błędy. Pojawia się wówczas irytacja, pesymizm i inne negatywne emocje, które powodują, że stajemy się nieproduktywni. W tym miejscu kluczowym staje się środowisko pracy, które powinno możliwie najbardziej sprzyjać przysłowiowemu „zbieraniu myśli”.

 

Multitasking jest już passé – postaw na flow

Natłok spraw sprawia, że bardzo często próbujemy wykonywać wiele czynności jednocześnie,
np. odpowiadamy na maile podczas spotkań, zerkamy na notatki podczas konwersacji, przeglądamy strony internetowe w trakcie rozmowy telefonicznej. Naukowcy z Uniwersytetu Michigan dowiedli, że wielozadaniowość (multitasking) nie sprzyja koncentracji. Skupienie uwagi na wielu zadaniach jest niemożliwe. Nawet jeśli tak działamy, to jedynie wydaje nam się, że mamy zdolności do multitaskingu. W istocie przerzucamy jedynie uwagę z jednego zadania na inne. Wyjątek stanowią czynności, za które odpowiedzialne są inne części mózg, np. jazda na rowerze (zadanie manualne) i rozmowa (zadanie werbalne). David Meyer – ekspert badający multitasking twierdzi, że starając się wykonywać kilka czynności w tym samym czasie poważnie degradują procesy myślowe. Z kolei Eyal Ophir, Clifford Nass, i Anthony D. Wagner dowodzą, że im częściej przeskakujemy z czynności na czynność, tym dłużej trwa wykonywanie wszystkich zadań, tym samym popełniamy więcej błędów i de facto… jesteśmy bardziej rozproszeni.

Mówiąc prościej, im większa wielozadaniowość tym mniejsza skuteczność.

Przeciwieństwem multitaskingu jest flow – stan, w którym człowiek całkowicie skupiony jest na jednym zadaniu. Osiągnięcie, pożądanego stanu flow jest wielkim wyzwaniem dla pracowników. Naukowcy wskazują, że umiejętność uzyskiwania tego stanu możliwa jest dzięki regularnemu trenowaniu uważności. Pionierem badań funkcjonowania mózgu poddawanego medytacjom jest dr Richard Davidson. Obserwował on buddyjskich mnichów i dowiódł możliwości trwałej przebudowy mózgu pod wpływem regularnych medytacji (tzw. neuroplastyczność). Oczywiście, spędzanie tysięcy godzin na medytacji nie jest najlepszym rozwiązaniem dla przeciętnego śmiertelnika, jednak jak donosi Psychiarty Research, 30 minutowe ćwiczenie uważności dziennie przez 8 tygodni jest wstanie zmienić fizjologicznie mózg i zmniejszyć próg wrażliwości na wykrywanie zagrożeń. W istocie oznacza to, że angażując się w uważność osiągniemy zdolność kontrolowania uwagi i będziemy wstanie nie dopuścić do rozproszenia.

 

Nowe technologie oraz odpowiednia infrastruktura balansują środowisko pracy

Z najnowszych danych CBRE „EMEA Occupier Survey 2018 wynika, że 62% przedsiębiorstw planuje w ciągu najbliższych 3 lat zwiększyć nakłady inwestycyjne na technologie związane z nieruchomościami. Eksperci zwracają uwagę, że nowe rozwiązania będą bardziej niż dotychczas skupiały się na pracowniku, a nie na budynku. Dziś 2 na 3 firmy inwestują w systemy zarządzania energią, w przyszłości postawią raczej na aplikacje dla personelu i klientów – to właściwy krok w stronę poprawy komfortu pracy.

W obecnych czasach niewiele biur ma odpowiednio zbalansowane środowisko pracy. Przeważają w nich otwarte przestrzenie, brakuje miejsc wspierających pracę w skupieniu. Jak zatem powinny być zaprojektowane biura, aby wspierały funkcjonowanie ludzkiego mózgu, a nie osłabiały go? Biurowych dystraktorów nie da się zupełnie wyeliminować, jednak środowiska pracy powinny wspierać prace w skupieniu, dając ludziom narzędzia i rozwiązania umożliwiające osiąganie i utrzymywanie stanu flow. Pracownicy powinni posiadać możliwość wpływania na poziom wizualnej i akustycznej izolacji, a także móc kontrolować bodźce w swoim otoczeniu.

Zgodnie z e-bookiem CBRE Po pierwsze człowiek! Czyli jak stworzyć idealną przestrzeń do pracy? każde biuro powinno być zaprojektowane jako przestrzeń różnych, wzajemnie uzupełniających się stref i przestrzeni, gdzie dowolnie można wybierać najbardziej odpowiednie miejsce dla aktualnie wykonywanych czynności.  Pamiętajmy, że dzień pracy to zmieniająca się sinusoida, w której każdy człowiek indywidualnie realizuje różne zadania i przechodzi przez kolejne fazy pracy mózgu. W związku z tym nie ma jednego, powtarzalnego schematu, który odpowie na potrzeby każdego z nas. Dlatego ważne jest, by jeszcze w fazie projektowania przestrzeni założyć wiele opcji jej zagospodarowania i spojrzeć na projekt biura holistycznie.

Miejsce pracy powinno być narzędziem, które w efektywny sposób będzie wspierało pracownika w lepszym zarządzaniu swoją uwagą, skupieniem, reaktywacja i aktywacją umysłu, a pracownicy powinni sami wybrać najbardziej odpowiednie miejsce dla aktualnie wykonywanych czynności.

 

Eksperci CBRE wskazują 5 trendów biurowych opartych na strategii dbania o dobrą kondycję pracowników, na które już teraz powinni zwrócić uwagę pracodawcy:

Trend 1: Swoboda

Brak sztywnego harmonogramu pracy, biuro stanowiące przestrzeń do wymiany myśli oraz wspólnych spotkań – to podstawy idei wellness, która jak dowodzą badania w dłuższej perspektywie wpływa na jakość pracy oraz zaangażowanie zespołu.

Trend 2: Dbanie o starsze generacje pracowników

Prognozy Głównego Urzędu Statystycznego zakładają, że już w 2050 roku w Polsce zabraknie nawet 10,5 mln pracowników w wieku produkcyjnym, niezbędnych do utrzymania aktualnego stosunku do osób w wieku emerytalnym. A to oznacza, że w interesie pracodawców jest budowanie programów oraz warunków pracy zachęcających do pozostawania aktywnym zawodowo jak najdłużej.

Trend 3: Zdrowy tryb życia

W interesie pracodawców jest troszczenie się o zdrowie swoich pracowników – dzięki temu m.in. obniża się wskaźnik absencji. Dlatego właśnie nowoczesne biura powinny być projektowane w taki sposób, aby zachęcać i motywować do dbania o siebie.

Trend 4: Obniżenie poziomu stresu pracowników

Z pomocą różnych metod i udogodnień należy pomagać pracownikom w obniżeniu poziomu stresu. Do podstawowych rozwiązań należą m.in. oferowanie elastyczności w zakresie wyboru czasu i miejsca pracy, a także zaaranżowanie stref relaksu.

Trend 5: Indywidualne podejście

Każdy pracownik ma inne potrzeby – czego innego oczekuje młody rodzic, a czego innego student, który godzi pracę z nauką. Dlatego firmy powinny podejść do tych osób indywidualnie. I to nie tylko w zakresie elastyczności godzin pracy.

Zapraszamy do zapoznania się z najnowszym raportem CBRE:

Po pierwsze człowiek! Czyli jak stworzyć idealną przestrzeń do pracy?”

 

Czytaj więcej z kategorii Rozwój:

Stres w pracy – pozytywny bodziec, czy zabójca kreatywności?

Bezrobocie spada, stabilność zatrudnienia rośnie, pracodawcy inwestują coraz więcej w employer branding, a… mimo to 27 proc. z pracowników uskarża się na codzienny stres w pracy, a co trzeci z nich uważa, że firma nie jest tym zainteresowana. Aż 17,4 proc. wszystkich zwolnień L4 stanowiły w 2017 roku te związane ze złym stanem psychicznym. Kiedy stres jest pozytywnym bodźcem do działania, a kiedy zaczyna mieć negatywny wpływ na naszą pracę? Jak sobie z nim radzić?

Najczęściej czytany

PropTech w biurze. Oszczędności i komfort pracy w jednym

Biometryka, big data, sztuczna inteligencja i Internet rzeczy. Nowoczesne technologie odważnie wkraczają do biur na całym świecie. W ubiegłym roku szacunkowa wartość tego rynku sięgnęła prawie 3 miliardów dolarów. A rozwiązania już dawno przestały służyć tylko ograniczaniu kosztów funkcjonowania.